Составление инструкции по Делопроизводству

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Составление инструкции по Делопроизводству. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Составление инструкции по Делопроизводству.rar
Закачек 2118
Средняя скорость 4417 Kb/s
Скачать

Составление инструкции по Делопроизводству

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

  • сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
  • ответственность за ее несоблюдение;
  • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

  • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • сроки, формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Итак, начнем с самого начала, с определения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – это основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Наличие тех или иных разделов и сам текст инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой конкретной организации.

Кроме того, иметь инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства.

Разработка инструкции по делопроизводству

Основой для составления инструкции по делопроизводству выступают Примерные и Типовые инструкции. Кроме того, инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

  • законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
  • правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  • методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.

После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. По правилам гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа инструкции и состоит из слова «УТВЕРЖДЕНА», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации. В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции.

Структура типовой инструкции по делопроизводству

Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы. Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами. При этом, есть Примерные и Типовые инструкции, которые позволяют не пропустить важные составляющие, и создать действительно работающий документ.

Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения» устанавливает:

  • сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации или только на определенную группу и т.п.);
  • ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции;
  • подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы являются важнейшими: в них прописаны все особенности работы с документами.

Раздел «Правила составления и оформления документов», который определяет:

  • виды и разновидности документов, используемых в работе организации;
  • общие правила и стандарты подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

При необходимости раздел может быть расширен дополнительными пунктами, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает в себя несколько подразделов:

  • регламентирует порядок приема, обработки, распределения входящей документации, а также порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • описывает правила транспортировки и передачи документов;
  • разъясняет правила и порядок учета объема документов.

«Регистрация документов» включает:

  • порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов;
  • формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

«Организация справочной работы» закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации;
  • справочный массив (справочные карточки, электронные базы данных и др.);
  • технологию информационно- поисковой работы.

«Контроль исполнения документов» устанавливает:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок поставки документов на контроль;
  • технологию контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения документов;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок доклада руководителю об исполнительской дисциплине.

«Оперативное хранение документов» предписывает:

  • правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях организации;
  • правила оформление дел;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел;
  • ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

«Подготовка документов к сдаче в архив» включает:

  • порядок проведения экспертизы (отбор документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Последний блок инструкции – это приложения, которые содержат справочный материал. Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.

Безусловно, иметь или не иметь инструкцию по делопроизводству в своей организации, решает каждый конкретный руководитель самостоятельно. Наверное, для небольшой компании, документооборот которой ничтожно мал, отсутствие инструкции не будет серьезной проблемой. Но для крупных организаций инструкция по делопроизводству станет серьезным подспорьем в работе, сократит сроки обработки и поиска документов, приведет в подарок архив. Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки». Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.

Инструкция по делопроизводству состоит из нескольких разделов. Структура текста этого документа масс быть такой:

1. Общие положения;

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Подготовка и оформление документов;

2.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;

2.3. Требования к бланкам документов и их учет;

2.4. Порядок печатания и размножения документов;

3. Организация документооборота

3.1. Прием и предварительное рассмотрение документов;

3.2. Порядок регистрации документов;

3.3. Порядок организации учетно-справочных картотек;

3.4. Порядок направления документов на исполнение;

3.5. Организация контроля за исполнением документов;

3.6. Порядок отправки исходящих документов;

4. Обеспечение сохранности документов

4.1. Составление номенклатуры дел;

4.2. Требования относительно формирования дел;

4.3. Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях;

4.4. Подготовка дел к архивному хранению.

В разделе «Общие положения» обязательно указывается: инструкцией по делопроизводству установлено единую систему делопроизводства в учреждении, все ее сотрудники должны придерживаться положений этого документа. В отдельном пункте называются нормативные документы, на основании которых составлен инструкцию. В первом разделе также указывают, на кого возложено руководство делопроизводством в учреждении в целом и в структурных подразделениях, в частности, преподают общие принципы организации делопроизводства в учреждении, маршруты движения документов, в т. ч. характеризуют технологические процессы автоматизации документооборота.

Например, в раздел «Общие положения» можно внести такие пункты:

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в учреждении.

1.2. Инструкция определяет порядок организации общего делопроизводства, ЕЕ положения распространяются на всю служебную документацию.

Порядок организации делопроизводства, которая содержит информацию с ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям граждан определяется отдельными инструкциями.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с положениями Конституции и законов Украины, нормативно-правовых актов Президента Украины и Кабинета Министров Украины, приказов и методических рекомендаций Государственного комитета архивов Украины, национальных стандартов Украины в сфере делопроизводства, а также организационных документов учреждения.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в учреждении несет его руководитель.

1.5. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и применения современных программно-технических средств, а также организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях осуществляет канцелярия.

1.6. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

1.7. Правила создания управленческих документов и порядок работы со служебными документами, установленный настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех работников учреждения. Все работники учреждения несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение информации, содержащейся в них.

1.8. Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, а также соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.9. Руководитель структурного подразделения определяет лицо, ответственное За организацию делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярии.

1.10. Лицо, ответственное за делопроизводство, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.11. В случае отпуска, командировки, перемещения по должности или увольнении работника все документы и дела, которые он ведет, передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику по акту или под расписку) с уведомлением заведующего канцелярии о передаче дел.

1.12. Задачи и функции канцелярии, обязанности и ответственность ее работников регламентируются Положением о канцелярии.

1.13. Обязанности, права и ответственность работников канцелярии и лиц, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, определяются их должностными инструкциями.

Следующий раздел инструкции по делопроизводству — «Документирование управленческой деятельности». Обычно он имеет несколько подразделений. Первый из них — «Подготовка и оформление документов» — разрабатывается на основании ДСТУ 4163-2003 [32]. Порядок оформления реквизитов, предусмотренных стандартом, учитывают в индивидуальной инструкции, разъясняющие их применение в конкретных случаях и сопровождают примерами, характерными для учреждения.

Целесообразным является включение подразделения «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». В нем раскрывают методику составления и оформления основных видов документов, а также документов, при подготовке которых чаще всего возникают трудности (приказы, распоряжения, договоры, акты, письма, протоколы и т.д.). Важно подробно разъяснить порядок подписания, визирования, согласования и утверждения основных видов документов и их разновидностей, в частности то, кто должен визировать приказы по основной деятельности, по личному составу, о премировании, различные виды договоров и т.д. Желательным является представление структуры текста протокола, акта, а также порядка оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это должно сопровождаться примерами, взятыми из документов учреждения.

Как правило, в отдельном подразделении — «Требования к бланкам документов» — приводят образцы бланков, применяемых в учреждении, вспоминают о порядке их изготовления и учета. В подразделе «Порядок печатания и размножения документов» преподают требования к документам, которые изготавливают с помощью печатающих средств. Наличие в инструкции по делопроизводству таких сведений значительно упростит подготовку документов, предотвратит их пересдаче и переоформлению.

После правил документирования управленческой деятельности целесообразно представить раздел «Организация документооборота в учреждении», в котором осветить прежде всего такие вопросы: прием и предварительное рассмотрение документов, порядок регистрации документов, порядок организации учетно-справочных картотек, порядок направления документов на исполнение, организация контроля за исполнением документов, порядок отправки исходящих документов. Обработка документов осуществляют работники службы делопроизводства, следовательно, необходимо тщательно осветить методические вопросы, в частности определить, какую систему регистрации принято в учреждении (централизованную, смешанную, децентрализованную), какая форма регистрации применяется (журнальная, карточная, электронная). Должны быть установлены требования по заполнению регистрационных форм, а также правила регистрации документов в пределах определенных групп в зависимости от вида, автора и содержания документа и порядок ведения информационно-справочной работы и т.д.

Подразделения инструкции по делопроизводству, касающиеся обработки документов, составляют с учетом технологии, принятой в учреждении, — традиционной или автоматизированной. Все этапы обработки документов являются практически одинаковыми при применении как традиционной, так и автоматизированной технологии, однако существуют различия по характеру операций, которые должны быть тщательно описаны. Необходимо определить: кто отвечает за работу с документами на каждом этапе документооборота, которые осуществляют операции с документами, взаимосвязаны ли они между собой и насколько необходимы. Для наглядности целесообразно использовать графические методы фиксации движения документов: маршрутные схемы, документограмы, оперограммы.

Важным является подразделение «Организация контроля за исполнением документов». Кроме основных принципов контроля, здесь определяют типовые сроки выполнения различных видов документов и раскрывают технические вопросы осуществления контроля (построение срочных картотек или автоматизированный контроль, составление ведомостей (сводок) на просроченную документацию).

Последний раздел инструкции по делопроизводству посвящена правилам хранения документов в текущем делопроизводстве и их подготовки к дальнейшему хранению. Этот раздел может иметь, например, название «Обеспечение сохранности документов». Очевидно, что выполнены документы, работа с которыми завершена, должны быть сохранены, причем в систематизированном виде, поскольку жизненный цикл документа не завершаются после выполнения им определенных оперативных управленческих функций. Через некоторое время документ может быть востребован для решения управленческих задач и удовлетворения других информационных запросов. Вопросы систематизации документов и определения сроков их хранения решаются в учреждении с помощью номенклатуры дел. Поэтому обязательно выделяют подразделение «Составление номенклатуры дел», в котором приводят примеры формулировки заголовков дел, порядок их систематизации в номенклатуре и т.д. Следует предусмотреть также следующие подразделения: «Требования по формированию дел», «Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях», «Подготовка дел к архивному хранению», цель которых — осветить общие требования относительно группировки дел, правила формирования определенных видов и категорий документов, оформления дел, проведения экспертизы ценности документов и составление описей дел. Указанные подразделения инструкции по делопроизводству разрабатываются на основании Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций [24].

Для наглядности и наилучшего усвоения положений инструкции по делопроизводству следует составить приложения, в которых обязательно включить:

o образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, договора, докладной записки и т.п.);

o образцы форм (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-засвідчувача дела, описей дел, обложки дела, акта об изъятии для уничтожения документов;

o перечни документов, не подлежащих регистрации; подлежат визированию, регистрации, контроля; документов, на которых проставляется гербовая или основная печать учреждения и т.д.

Правила подготовки и оформления документов могут быть выделены как самостоятельный документ, в котором более детально, с большим количеством типовых форм и примеров, описываются процессы подготовительной работы с документами. В таком случае в учреждении действуют два нормативно-методических документа — правила подготовки и оформления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован исключительно порядок работы с документами.

Инструкцию по делопроизводству, так же как и правила подготовки и оформления документов, если они являются самостоятельным документом, утверждает руководитель учреждения специальным приказом (см. приложение 16). В приказе устанавливают срок ввода указанных документов в действие, перечисляются меры, которые в связи с этим должно принять служба делопроизводства, отмечают должностное лицо, ответственное за внедрение данных документов в практику работы. После утверждения инструкции по делопроизводству необходимо организовать изучение ее всеми работниками учреждения, которые готовят документы и работают с ними.

К инструкции по делопроизводству должны вноситься соответствующие поправки, в частности в следующих случаях: в случае внесения изменений в общегосударственных нормативно-правовых актов по делопроизводству, стандартов, на основании которых она разрабатывалась, при изменении технологии работы с документами в учреждении, например внедрении электронного документооборота.

Если в учреждении не установлено никаких правил работы с документами, то сначала может быть разработан небольшой по объему документ, освещающий основные, принципиальные положения. Его обычно называют временной инструкцией по делопроизводству, которую также утверждает руководитель учреждения, обязывая всех работников придерживаться ее норм. В дальнейшем с учетом замечаний, дополнений, уточнений, которые возникнут в процессе внедрения временной инструкции по делопроизводству, на ее основе может быть подготовлена постоянная инструкция по делопроизводству.


Статьи по теме