Помощник Руководителя Должностные Обязанности

Содержание

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Помощник Руководителя Должностные Обязанности. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Помощник Руководителя Должностные Обязанности.rar
Закачек 3557
Средняя скорость 6190 Kb/s
Скачать

Помощник Руководителя Должностные Обязанности

Помощник руководителя – это даже немножко больше, чем правая рука, это еще одна дополнительная голова, которая помогает перераспределить задания, оставляя начальнику на решение только самые важные.

Коротко об основных обязанностях

Должностные обязанности помощника руководителя подразумевают, что это будет специалист широкого профиля в том плане, что он должен справляться с такими заданиями, как поэтапное планирование рабочего дня его начальника (с учетом возможных незапланированных форс-мажорных ситуаций), правильное ведение деловой переписки и даже встречи и предварительные переговоры с посетителями и бизнес-партнерами.

Хороший помощник должен суметь быстро и на высоком уровне дать нужные ответы людям, которые имеют деловые связи с начальством, а также передать им в правильной и доступной форме всю интересующую их информацию. Подготовка презентаций, а также поиск необходимых для принятия руководителем решения материалов ложатся на плечи помощника. Также сопровождение в поездках делового характера и выполнение любых других поручений – это все должностные обязанности личного помощника руководителя.

Требования, которые обязательно будут предъявлены

Потенциальный соискатель подобной должности в хорошей и престижной организации должен иметь за плечами не только конкретный багаж знаний и высшее образование, но и опыт работы на должности секретаря хотя бы один год (или три-пять лет, в зависимости от требований конкретного работодателя). Это должен быть действительно ответственный и коммуникабельный человек, он обязан быть грамотным как в деловом общении, так и в переписке, не только понимать, что такое деловой этикет, но и всегда соблюдать все его нормы.

Не меньше внимания обращают и на то, как выглядит внешне потенциальный помощник руководителя. Должностные обязанности подразумевают постоянное соблюдение делового дресс-кода, следовательно, соискатель должен обладать презентабельной, приятной и опрятной внешностью.

Знание компьютера и делопроизводства – это первое, о чем спросят потенциального работника на собеседовании, так как подобные требования обязательно включены в список, в котором прописаны все должностные обязанности помощника руководителя.

Профессии, которые могут быть смежными с подобной должностью

Должностные обязанности помощника руководителя во многом схожи с работой секретаря. Именно поэтому, говоря о смежных профессиях, в первую очередь стоит вспомнить именно эту.

Также к перечню смежных профессий можно отнести следующие: консультант, делопроизводитель, офис-менеджер.

Хорошо, когда уже есть опыт работы на подобной должности

Должностные обязанности помощника руководителя достаточно сложные и объемные, поэтому на подобную вакансию обычно хотят взять человека, который уже имеет за спиной опыт работы именно на такой должности и желательно в компании, которая работает в том же сегменте экономики, что и организация, которая открыла вакансию.

О плюсах профессии, о которых не напишут в образце должностной инструкции

Как и любая другая профессия, должность помощника руководителя имеет свои преимущества и некоторые недостатки. Если говорить о плюсах, стоит вспомнить следующие:

— Возможность получения опыта работы на управленческой должности. Пускай напрямую помощник руководителя (должностные обязанности, прописанные в соответствующем документе, это подразумевают) не имеет права принимать основные бизнес-решения, но он получает уникальный и бесценный опыт прямого общения с человеком, который не только занимает высокую должность, но и успел добиться значительных высот и имеет бесценные знания, которыми обязательно будет делиться с ним.

— Возможность общения с влиятельными людьми. Будучи помощником руководителя, вы также по долгу своей службы должны будете и самостоятельно вести предварительные переговоры с его партнерами и просто влиятельными людьми, чьи бизнес-интересны будут пересекаться с интересами вашего начальника. Весьма вероятно, что хорошего помощника заметят и предложат более перспективную и высокооплачиваемую должность.

— Тренировка логического и экономического мышления. Половину обязанностей начальника берет на себя помощник руководителя. Неофициальные должностные обязанности включают в себя также постоянное повышение уровня своих познаний в разных областях экономики и регулярные тренировки мышления и логики. Как результат, вы совершенствуете те навыки, которые понадобятся в то время, когда уже вы будете занимать руководящую должность.

Вспомним и минусы

Больше всего потенциальных соискателей пугают следующие трудности, которые обязательно поджидают каждого в этой профессии:

— Работать придется практически 24 часа 7 дней в неделю. Да, график у такого специалиста действительно сложный и часто ненормированный. Нужно быть готовым отдавать себя полностью работе, это подразумевают даже должностные обязанности помощника руководителя. Для резюме на подобную вакансию можно использовать информацию о таких личных качествах, как выносливость, стрессоустойчивость, умение быстро принимать сложные решения и искать информацию в альтернативных источниках.

— Есть некоторые ограничения для кандидатов. В основном на такой должности руководитель желает видеть молодого специалиста, который достиг возраста 25 лет, и в большинстве случаев женщину.

Конечно же, такие минусы не слишком пугают потенциальных соискателей, именно поэтому на рынке труда сегодня вполне реально найти хорошего, надежного и перспективного помощника среди молодых специалистов, которые успели поработать на смежных должностях.

На какую заработную плату можно рассчитывать?

Настоящие специалисты, которые получают подобную должность в престижной организации, могут рассчитывать на оклад, который превышает 100 тысяч рублей в месяц. Начинающие специалисты, которые только начинают свой путь по карьерной лестнице, должны быть готовы работать за 20-25 тысяч рублей в месяц. Напомним, что это должность с полной занятостью, и вряд ли ее получится совмещать с еще одним вариантом заработка.

Общий портрет идеального помощника руководителя глазами начальства

Так как сегодня такая должность является достаточно распространенной, без проблем можно составить обобщенный портрет такого специалиста, на который стоит равняться, если вы желаете стать помощником руководителя:

  • Уметь совмещать функции помощника, менеджера, иметь знания в области юриспруденции. Кроме этого, нужно уметь не только общаться с людьми, но и организовывать их работу.
  • От самого начала до победного конца организовывать процессы переговоров на высоком уровне должен именно помощник руководителя.
  • Обязанности и личные качества должны совпадать и в том, что хороший специалист обязан быть способным быстро соображать даже в самых сложных и запутанных ситуациях. Нужно вовремя отреагировать, когда непосредственный начальник будет перегружен работой, и забрать часть его забот на свои плечи.
  • Помощник, о котором мечтает каждый руководитель, должен быть всесторонне развит, уметь поддержать интересную беседу, которая никак не связана с бизнесом, и просто быть располагающим к себе человеком.
  • Начальник желает чувствовать в отношении со стороны такого подчиненного не только преданность, но и заинтересованность в благополучном исходе дел.

Большая организация — большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья — презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям — специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.

  • Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
  • Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
  • Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
  • Помощник руководителя. Эта должность подразумевает такие же квалификационные требования, как к руководителю: полное высшее образование, опыт работы по специальности не менее 2 лет. Вероятно, потребуются и особые личностные характеристики претендента, а, возможно, и повышение квалификации.

Для чего необходима должностная инструкция?

Помощник руководителя, являясь должностным лицом, обязан действовать в рамках своих функциональных прав и в полном объеме выполнять предписанные функции. Впрочем, даже не являясь руководителем, сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности добросовестно и в срок.

В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения этих компетенций, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий. Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, должностная инструкция помощника руководителя организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.

Личный помощник руководителя

Должностная инструкция помощника составляется по образцу аналогичной инструкции для руководителя или его заместителя за исключением некоторых первоочередных функций стратегического планирования и управления. Вероятно, помощнику также не поручат приём и увольнение сотрудников, право распоряжения финансовыми средствами предприятия, выдачу доверенностей и иные компетенции, принадлежащие лично руководителю.

Впрочем, законодательство позволяет делегировать любые функции сотруднику, которому доверяют, при условии, что у него достаточно квалификации, знаний, опыта и авторитета для решения подобных вопросов. Важно лишь правильно оформить полномочия работника — приказом или доверенностью.

При этом должностная инструкция помощника руководителя предприятия должна отражать фактически выполняемые им работы.

Типовые разделы

Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации.

Должностная инструкция «Помощник руководителя», как и любая другая, должна включать следующие части:

  1. Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.
  2. Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.
  3. Права, предоставляемые работнику.
  4. Пределы ответственности за нарушения.
  5. Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
  6. Что должен знать сотрудник на данной позиции.
  7. Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.

Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.

Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Директор (название организации)

Должностная инструкция «Помощник руководителя»

1. Основные условия

1.1. Профкатегория «Руководители».

1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.

1.3. Подчинение: непосредственно директору.

2.1. Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора.

2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями.

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

Действующее законодательство, Устав, Коллективный договор (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Начальник отдела кадров

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом — должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его функциональные обязанности будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли обязанности помощника руководителя по общим вопросам?

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому «помогают». Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция «Помощник руководителя» в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

  • установленный порядок обращения с документами в организации;
  • правила делового общения и этикета;
  • порядок ведения отчетной документации;
  • правила пользования офисной техникой, средствами связи;
  • основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
  • основы делопроизводства;
  • организационно-штатную структуру компании;
  • порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.


Статьи по теме