Об Утверждении инструкции по Делопроизводству

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Об Утверждении инструкции по Делопроизводству. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Об Утверждении инструкции по Делопроизводству.rar
Закачек 888
Средняя скорость 4440 Kb/s
Скачать

Об Утверждении инструкции по Делопроизводству

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

  • не ухудшает положение работников;
  • носит обязательный характер;
  • согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
  2. Написание текста распоряжения.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
  4. Утверждение.
  5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

  • наименование организации;
  • название документа, его номер и дата издания;
  • текст распоряжения;
  • подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

  • указание о введении правил;
  • предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
  • назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах.

Так как она устанавливает:

  • внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами,
  • ответственность за работу с документами.

Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЫКОВКА»
(ЗАО «Тыковка»)

ПРИКАЗ

«23» сентября 2014 г. № 96

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ЗАО «Тыковка» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор В.И. Таблеткин

Обоснование подготовки приказа можно изменять в соответствии с конкретными причинами утверждения инструкции. Например, в связи с предстоящим переходом на систему электронного документооборота и т.д. А так же в случае необходимости оформить ссылку на требующиеся нормативные акты.

При желании можно подготовить приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера. Тогда заменяете в тексте «утвердить» на «ввести в действие» и гриф утверждения проставляется непосредственно на инструкцию по делопроизводству. Оно вам надо? Если да, то используйте второй образец

В случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, конкретных исполнителей.

Если вы утверждаете новый вариант инструкции по делопроизводству, тогда надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей. Это стандартная фраза «Признать утратившим силу приказ …».

Инструкция по делопроизводству обычно действует в организации в течение длительного периода времени (хоть несколько лет). В дальнейшем допускается вносить в нее изменения, но обязательно оформлять каждое нововведение приказом руководителя.

Полный пересмотр и утверждение приказом вновь инструкции по делопроизводству необходим в случае изменения технологии работы с документами в самой организации или больших изменений в действующих нормативно-методических документах в области делопроизводства и архивного дела.

Из этой статьи вы узнаете:

  • обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
  • что включает процедура согласования и утверждения инструкции?
  • как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
  • как внести изменения в этот нормативный акт?

Обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?

Инструкция по делопроизводству относится к категории локальных нормативных актов компании. Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю принимать акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Такие документы должны соответствовать действующему трудовому законодательству, коллективным договорам и соглашениям, иным локальным нормативным актам компании (ч.1, ст. 8 ТК РФ). Тем не менее, в Трудовом кодексе нет четкого определения термина “локальный нормативный акт”. Как правило, под ним подразумевают акты, содержащие утвержденные работодателем правила поведения. При этом правила могут быть рассчитаны на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Что касается инструкции по делопроизводству, она содержит правила работы с организационно-распорядительной документацией в пределах организации. Соответственно, является локальным нормативным актом и отвечает следующим требованиям:

  • принимается руководством компании единолично (при наличии профсоюза — с учетом его мнения);
  • не ухудшает положение персонала по сравнению с коллективным договором и трудовым соглашением;
  • доводится до сведения каждого сотрудника под роспись;
  • носит обязательный характер.

Инструкция по делопроизводству не относится к обязательным нормативным актам организации. Ее разрабатывают для того, чтобы оптимизировать и унифицировать процессы документооборота. Тем не менее, как любой другой акт, она должна быть согласована со всеми заинтересованными лицами и утверждена руководством компании. Для придания документу юридической силы, его необходимо ввести в действие соответствующим приказом. Он может называться «Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству» или «Приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству». В любом случае, они выполняют одни и те же функции, и единственным их различием является расположение грифа утверждения. Во втором случае он проставляется непосредственно на нормативном акте.

Порядок утверждения инструкции по делопроизводству

Разработка инструкции по делопроизводству проводится в несколько этапов. Процесс включает сбор и анализ необходимой информации, подготовку проекта, его согласование и утверждение, ввод акта в действие. Базой для разработки проекта служат нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов руководителей структурных подразделений.

Как правило, разработкой проекта занимается служба документационного обеспечения. При ее отсутствии, как бывает в небольших компаниях, подготовкой и согласованием занимается ответственный за работу с документами сотрудник.

Как и любой другой нормативный акт, инструкция по делопроизводству согласовывается со всеми заинтересованными специалистами: представителями юридического отдела, кадровой службой, бухгалтерией, линейными руководителями. Процедура согласования фиксируется путем оформления листа согласования. В том случае, когда мотивированное мнение заинтересованных специалистов не содержит согласия с проектом, необходимо провести дополнительные консультации и рассмотреть предложения по совершенствованию документа. Так можно прийти к взаимно приемлемому решению об основных положениях локального нормативного акта.

Проект документа необходимо завизировать у заинтересованных лиц и, если согласие достигнуто, представить на подпись руководителю. Утверждение считается завершенным после выпуска соответствующего приказа или распоряжения руководителем организации или исполняющим его обязанности лицом.

Оформление приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходим для того, чтобы официально утвердить локальный нормативный акт. Данный документ не имеет унифицированной формы, поэтому его можно составить на бланке приказа по основной деятельности. К обязательным сведениям, которые необходимо указать в документе, относятся:

  • наименование локального нормативного акта;
  • сфера его действия;
  • дата вступления в силу;
  • порядок внесения изменений;
  • порядок контроля исполнения.

Новые статьи

В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо указать обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • название вида документа;
  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы.

Констатирующая часть приказа объясняет назначение утверждаемого документа, обосновывает его необходимость. Содержание этой части может варьироваться в соответствии с причинами создания инструкции по делопроизводству. Кроме того, может появиться необходимость сослаться в тексте приказа на другие требующиеся нормативные акты. Эта часть может быть сформулирована следующим образом:

  • “В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства. ”
  • “В целях упорядочения работы с документами и обеспечения их сохранности. ”
  • “В целях установления единой системы делопроизводства. ”

В распорядительной части, отделенной от констатирующей словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, даются конкретные поручения, выделенные в самостоятельные пункты. В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству к таким поручениям можно отнести:

  • “Утвердить инструкцию по делопроизводству. ”
  • “Ознакомить персонал с инструкцией по делопроизводству. ”
  • “Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями, изложенными в инструкции. ”
  • “Обеспечить контроль выполнения. ”

Для каждого задания можно указать наименование исполнителя и срок выполнения (не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер).

В качестве приложения к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству прилагается сам локальный нормативный акт. В распорядительной части в таком случае необходимо сделать отметку, а на самом документе в правом верхнем углу разместить гриф утверждения. Впоследствии его следует хранить вместе с приказом, т.к. он является приложением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Подпись оформляют по аналогии со всеми приказами по основной деятельности. Подписывается только один экземпляр документа. При этом подпись руководителя не заверяется печатью.

Последним этапом процедуры является регистрация документа. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо зарегистрировать в день подписания. Исполнителям рассылаются копии документа. Оригинал подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Персонал должен быть ознакомлен с приказом и положениями инструкции по делопроизводству под роспись. Для этого целесообразно оформить лист ознакомления либо оформить аналогичную визу в отдельной регистрационной форме. Такой формой может быть Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Если приказ об утверждении инструкции по делопроизводству вводит в действие новый вариант нормативного акта, то в документе необходимо добавить пункт о том, что действие предыдущего акта отменяется.

Как правило, инструкция по делопроизводству действует в течение нескольких лет. В некоторых случаях (изменение технологии работы с документами, структурная реформа компании) может понадобиться внесение изменений. При этом правки в документе не должны ухудшать положение работников по сравнению с нормами трудового законодательства, коллективного договора и трудового соглашения.

Все нововведения также оформляются приказом руководителя. Порядок внесения изменений в инструкцию по делопроизводству не отличается от процесса ее разработки и утверждения. Если принято решение изменить ряд положений, необходимо выпустить соответствующий приказ, в котором указать причины, повлекшие изменения.

В большинстве случаев полный пересмотр инструкции по делопроизводству нецелесообразен. Исключительными случаями могут считаться: изменение технологии работы с документами или кардинальные изменения в других нормативных и методических документах в области делопроизводства. В этой ситуации проект необходимо разработать заново и повторить процедуру согласования. Приказ об утверждении по делопроизводству также оформляют повторно.


Статьи по теме