Координатор Проектов Должностная инструкция

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Координатор Проектов Должностная инструкция. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Координатор Проектов Должностная инструкция.rar
Закачек 680
Средняя скорость 9048 Kb/s
Скачать

Координатор Проектов Должностная инструкция

СТАРШИЙ КООРДИНАТОР ПРОЕКТОВ

· Старший координатор проектов работает под непосредственным руководством программного директора НП ЭСВЕРО.

· Старший координатор проектов назначается на должность и освобождается от занимаемой должности Исполнительным директором организации.

· Основная задача старшего координатора — координировать деятельность организаций – субреципиентов по достижению поставленных целей различных Программ, выполнению задач и мероприятий. Принимать необходимые управленческие решения по выполнению индикаторов реализации различных программ. Организовывать проведение централизованных тренингов. Исполнять обязанности программного директора на время его отсутствия.

· Фокус работы старшего координатора направлен на повышение качества работы проектов, привлечение клиентов в проект и улучшения качества услуг.

II. Должностные обязанности

· Разработка плана работы (годовой, с ежеквартальным уточнением).

· Соблюдение сроков и обеспечение результатов работы в соответствии с планом мероприятий.

· Мониторинг расходов, связанных с деятельностью и соответствие их бюджету, предоставление финансовой отчетности по деятельности по запросу руководства.

· Корректировка заявок субреципиентов в соответствии с целями и задачами программы профилактик ГФ на основании нормативных документов ГФ.

· Организация проведения тренингов: определение совместно с субреципиентами актуальной темы тренинга, подбор тренеров, составление плана проведения тренинга, составление отчета и пр.

· Участие в привлечении средств для развития работы.

· Подготовка информации, связанной с направлениями работы для других сотрудников дирекции НП ЭСВЕРО перед конференциями и встречами.

· Представление по поручению дирекции НП ЭСВЕРО на мероприятиях, конференциях и встречах по вопросам ВИЧ, наркотиков и комплексной программы профилактики.

· Поддержание связи с субреципиентами.

· Участие в составлении промежуточных и финальных содержательных отчетов.

· Посещение организаций-благополучателей с целью мониторинга и проверки деятельности.

· Участие в общих собраниях сотрудников дирекции НП ЭСВЕРО.

· Другие задания по указанию руководства.

Старший координатор поддержки проектов имеет право принимать решения, по отношению к работе субреципиентов в рамках поставленных задач, мероприятий и отчетов.

· Опыт управления персоналом

· Опыт планирования и координации

· Опыт в области мониторинга и оценки

· Навыки ведения переговоров, презентационный опыт

· Отличные коммуникационные навыки, в т. ч. способность общения с различными группами

· Знание офисных компьютерных программ, в т. ч. MS Office, баз данных, эл. почты, интернета

· Способность работать самостоятельно и в команде, в т. ч. в условиях дефицита времени.

· Опыт осуществления деятельности по снижению вреда в России или СНГ.

Основными заинтересованными сторонами при внедрении инициативы являются инвестор (заказчик) и исполнители (команда) проекта. Учитывая то, что инвесторы – люди занятые, им зачастую некогда лично отслеживать ход реализации начинания и давать добро на те или иные действия, связанные, в частности, с финансированием или принятием важных решений. В таком случае заказчику понадобится координатор проекта, который возьмет эту работу на себя.

Как организовать взаимосвязь заказчика и исполнителей

В российской практике нередко встречается мнение, что координатор проекта – это некое подобие секретаря руководителя компании, инициировавшей и финансирующей начинание. То есть это человек, не дающий нормально работать менеджерам, постоянно требующий от них отчетов и бумажек для шефа. Работа эта зачастую считается менее престижной, чем менеджерская, и не сулящей серьезных карьерных перспектив.

На самом деле служебные функции координатора предполагают, что он является связующим звеном между заказчиком и исполнителями. По сложившейся традиции, не менее 70% своего времени координатор уделяет закрепленной за ним инициативе.

С одной стороны он контролирует ход реализации инициативы и на основании этого принимает стратегические решения, с другой – оказывает всяческое содействие команде в ее работе, направленной на итоговый успех. Если кто и скажет инвестору о том, что project manager не справляется со своими обязанностями и может загубить все дело, так это именно координатор инициативы, который всегда держит руку на пульсе событий.

Исходя из стоимости, сложности и важности проекта для компании, заказчик может нанять работника для выполнения обязанностей координатора со стороны, а может возложить эту функцию на человека с высоким кредитом доверия, например, своего заместителя или помощника. Это лицо наделяется окончательными полномочиями по большинству вопросов и несет ответственность за проект наряду с менеджером.

Координатор следит за тем, чтобы выделенные деньги расходовались рационально и по целевому назначению, выполняемые командой задачи были направлены на полезный для компании результат. Он уполномочен давать задания относительно хода выполнения различных процессов руководителю и членам команды проекта, а также требовать их выполнения. Получая от проектного менеджера информацию о тех или иных возникающих проблемах, он принимает все возможные меры для их устранения или минимизации.

Существуют разновидности инициатив, которые требуют определенных умений и знаний от их координаторов, например:

  • инвестиционные инициативы (производственные, строительные, торговые), ставящие во главу угла получение дохода;
  • BTL – проекты, направленные на повышение продаж (маркетинговые коммуникации, проведение различных промоакций, конференций, выставок, организация спонсорства и программ лояльности);
  • IT – проекты, целью которых является создание и наполнение веб-сайтов, а также разработка различных программных продуктов;
  • социальные проекты, которые не влекут за собой получение прибыли, однако улучшают условия жизни населения конкретных территорий или отдельных групп людей.

Для каждой группы начинаний требуются специалисты своего дела, иногда профессионалы в узкой сфере, эти люди могут стать менеджерами и организовывать непосредственно все рабочие процессы, не отвлекаясь на внешние факторы. Для решения вопросов более общего характера нужен человек, который умеет решать проблемы, поддерживать нужные контакты и договариваться со всеми сторонами. В итоге, слаженная совместная работа координатора и руководителя начинания дает возможность объединить все ресурсы (организационные, финансовые, юридические, личные) заказчика и членов команды для достижения наилучшего конечного результата в срок и с наименьшими затратами.

Обязанности координатора проектов и требования к нему

Поскольку начинания бывают очень разные по своей сути и направленности, то и требования к координатору могут сильно отличаться, например, в IT-сфере он должен иметь понятие в информационных технологиях, а в BTL – опыт работы в рекламном бизнесе или торговле. Поэтому остановимся только на тех основных моментах, которые в любом случае должна содержать должностная инструкция координатора проекта.

Итак, должностные обязанности его включают в себя:

  • помощь в составлении плана и устава начинания;
  • анализ и утверждение разработанных проектным менеджером принципов и подходов к работе, последующий контроль выполнения поставленных заданий в соответствии с этими подходами путем проведения формальных проверок;
  • определение и идентификация выгод для компании от реализации начинания, а также качества его функционального решения;
  • участие в формировании команды и координация ее повседневной деятельности;
  • периодическое участие в работе проекта, контроль его рабочих аспектов;
  • решение в пределах компетенции возникающих производственных проблем, при необходимости, подключение ресурсов главного спонсора;
  • обеспечение ресурсами выполняемых работ в соответствии со сметой и планом, проверка финансовых отчетов, участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров;
  • организация и проведение тематических мероприятий, встреч, переговоров с внешними действующими и потенциальными партнерами (кредиторами, поставщиками, подрядчиками), а также управляющим комитетом;
  • взаимодействие с государственными и контролирующими органами, установление и регулярное поддержание контактов с целевыми группами и внешними специалистами, ведение с ними деловой переписки;
  • составление кратких отчетов о ходе и промежуточных результатах работ для высшего руководства и предложений относительно повышения их эффективности.

Для полноценного выполнения своих обязанностей сотрудник такого рода должен обладать целым рядом качеств, среди которых:

  • высшее образование и общая грамотность;
  • опыт работы с различными проектами;
  • знание норм законодательства в необходимой сфере, основных принципов организации процессов и управления персоналом;
  • коммуникабельность (умение находить общий язык с разными людьми, убеждать, завязывать и поддерживать нужные знакомства в интересах компании);
  • умение обрабатывать большие объемы разнообразной информации, организовывать и проводить сложные переговоры, вести деловую переписку;
  • знание и владение специальными компьютерными программами (Excel, Word, Outlook, Power Point);
  • владение английским и другими иностранными языками;
  • высокая организованность, ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, способность принимать оптимальные решения в нестандартных ситуациях;
  • умение работать в жестких временных рамках.

В виде дополнительных условий работодатель может потребовать от соискателя должности различных умений и знаний в зависимости от направленности внедряемой инициативы: от опыта организации образовательных площадок для персонала до умения составлять проектную документацию, от опыта работы в сфере донорства крови до готовности к длительным командировкам.

Руководитель всегда на эту должность подбирает человека, максимально готового сразу же включиться в работу, без потери времени на дополнительное обучение.

1 Утверждаю Генеральный директор ООО «СетьПроект Урал» В. М. Шабад Должностная инструкция координатора проектов Оргструктура компании «СетьПроект» СетьПроект 1/9

2 1. Аннотация Настоящая должностная инструкция описывает функции, выполняемые координатором проектов, и требования, предъявляемые к нему. Координатор проектов входит в состав Службы управления проектами Департамента проектов компании «СетьПроект» и подчиняется Директору проектов. При управлении проектами компания «СетьПроект» ориентируется на собственную методологию 1, базирующуюся на PMBOK-2008, SCRUM и российских ГОСТах серии Методология управления проектами в компании «СетьПроект» описана в документе «Методология УП в компании «СетьПроект» (118537v1)» СетьПроект 2/9

3 Оглавление 1. Аннотация 2 2. Термины и определения 4 3. Функции подразделения 5 4. Содержание работы 5 5. Необходимые знания 6 6. Необходимые умения 6 7. Необходимый опыт 7 8. Необходимая сертификация 7 9. Показатели качества работы Персонал, с которым взаимодействует работник Другие условия работы СетьПроект 3/9

4 2. Термины и определения внедренческий проект инфраструктурный проект проект (проектная деятельность) проект, основной целью которого является внедрение прикладной программной системы, обычно связанное с изменением бизнес-процессов заказчика проект, основной целью которого является создание или модернизация компонентов информационной инфраструктуры, обычно не связанное с изменением бизнес-процессов заказчика вид деятельности, ограниченной во времени и направленной на создание уникального продукта или услуги 2011 СетьПроект 4/9

5 3. Функции подразделения Координатор проектов входит в состав Службы управления проектами Департамента проектов компании «СетьПроект» и подчиняется Директору проектов. Служба управления проектами отвечает за достижение целей проектов в рамках заданных ограничений и за соблюдение договорных требований к результатам проектов. Цели и ограничения, накладываемые на проекты (бюджеты, сроки и т. п.), определяются в уставах проектов. Департамент проектов действует в следующих условиях. Все сотрудники самостоятельно изучают действующее законодательство и правоприменительную практику в своей области компетенции. Все сотрудники участвуют во взаимодействии с другими департаментами. Все сотрудники своевременно информируют руководителя департамента о нерегламентированных ситуациях. Все сотрудники работают с библиотекой департамента, а также пополняют и актуализируют еѐ в своей области компетенции. 4. Содержание работы Координатор проектов: выдаѐт на основании плана проекта поручения членам проектной группы, другому персоналу компании и контрагентам, вовлечѐнным в выполнение проекта, и контролирует исполнение этих поручений; вводит в автоматизированную систему управления проектами фактическую информацию о ходе проекта; ведет протоколы совещаний проектной группы и управляющего комитета проекта; ведет библиотеку проекта; контролирует правильность и своевременность подготовки отчѐтности членов проектной группы; готовит отчѐтность по проекту для представления на совещаниях проектной группы и управляющего комитета; выполняет поручения руководителя департамента и руководителей проектов СетьПроект 5/9

6 5. Необходимые знания Координатор проектов должен знать: 1. стратегию компании «СетьПроект»; 2. основные понятия и принципы управления инфраструктурными проектами в соответствии с PMBOK 2008; 3. основные понятия и принципы проектирования и внедрения автоматизированных систем в соответствии с ГОСТ серии 34; 4. основные понятия и принципы управления внедренческими проектами в соответствии с методологией SCRUM; 5. основные понятия и принципы принятой в компании методологии управления проектами; 6. принятые в компании правила ведения информационных библиотек; 7. принятые в компании правила подготовки отчѐтности по проектам; 8. местонахождение и порядок поиска информации по вопросам, входящим в сферу компетенции (п. 1 7); 9. Microsoft Project 2010 в объеме, достаточном для ввода фактической информации о ходе проекта и подготовки отчѐтов о состоянии проектов; 10. TrackStudio в объеме, достаточном для управления инцидентами в инфраструктурных проектах и подготовки отчѐтов о состоянии инцидентов; 11. Microsoft Office в объеме, достаточном для подготовки и комментирования текстовых документов, электронных таблиц и презентаций, переписки по электронной почте, групповой работы (приема приглашений на собрания); 12. DIRECTUM в объеме, достаточном для выдачи поручений и приѐмки их исполнения, а также для ведения библиотеки проектов; 13. русский язык в объеме, достаточном для эффективного протоколирования собраний проектной группы и совещаний управляющего комитета, точного, чѐткого и грамотного описания планируемых и выполненных работ, обнаруженных проблем и способов их решения, точного, чѐткого, доходчивого, стилистически правильного и грамотного описания разработанных решений. 6. Необходимые умения Координатор проектов должен уметь: 1. чѐтко и оперативно выдавать поручения на основании плана проекта и своевременно контролировать исполнение этих поручений; 2. вводить в автоматизированную систему управления проектами фактическую информацию о ходе проекта; 2011 СетьПроект 6/9

7 3. вести протоколы совещаний; 4. вести информационные библиотеки в соответствии с установленными правилами; 5. готовить отчѐтность по проекту в соответствии с установленными правилами; 6. контролировать соответствие отчѐтности членов проектной группы установленным правилам; 7. своевременно принимать поручения руководителя департамента и руководителей проектов, чѐтко и своевременно выполнять эти поручения; 8. использовать принятые в компании шаблоны и инструменты работы, а также информационные библиотеки; 9. делать разумные предположения при недостатке информации; 10. планировать собственную работу; оценивать продолжительность работ, не поддающихся точному планированию, и требуемые для таких работ ресурсы; 11. определять возможность самостоятельно решить задачу; в случае выхода ситуации за пределы знаний и навыков либо сферы деятельности быстро докладывать руководству о сложившемся положении и оценивать требуемые дополнительные ресурсы; 12. точно, чѐтко, доходчиво, стилистически правильно и грамотно описывать результаты своей работы, мотивы выбора принятых решений, нерешѐнные проблемы, а также способы решения решѐнных проблем; доходчиво и доброжелательно общаться даже с непонятливым, грубым или навязчивым собеседником. 7. Необходимый опыт Координатор проектов должен иметь опыт координации или руководства не менее чем двумя инфраструктурными или внедренческими проектами. 8. Необходимая сертификация Требования к профессиональной сертификации координатора проектов не предъявляются. Высшее образование в сфере информационных технологий или автоматизации систем управления приветствуется. 9. Показатели качества работы Работа координатора проектов оценивается по совокупности ряда показателей, описанных ниже. По результатам оценки координатору проектов выплачиваются премии в соответствии 2011 СетьПроект 7/9

8 с действующим Положением о премировании в компании «СетьПроект»: премии за качество работы и премии за выполнение проектов. Кроме того, как и всем сотрудникам «СетьПроекта», координатору проектов выплачивается премия по результатам работы компании в отчѐтном году. При назначении премии за качество работы принимаются во внимание следующие показатели. 1. Чѐткость и оперативность выдачи поручений и своевременность контроля исполнения этих поручений. 2. Правильность и своевременность ввода фактической информации о ходе проекта. 3. Чѐткость, полнота и своевременность подготовки протоколов совещаний. 4. Соответствие отчѐтности по проекту установленным правилам. 5. Чѐткость, полнота и своевременность выявления несоответствия отчѐтности членов проектной группы установленным правилам. 6. Чѐткость и своевременность приѐмки и выполнения поручений руководителя департамента и руководителей проектов. 7. Соблюдение принятой в компании методологии управления проектами. 8. Соблюдение правил формирования библиотеки проекта. 9. Соблюдение действующего законодательства и локальных нормативных актов компании. 10. Чѐткость, доходчивость и убедительность разработанных документов. 11. Скорость разработки документов, в достаточной степени удовлетворяющих вышеперечисленным требованиям к их качеству. 12. Правильность и скорость определения того, может ли задача быть решена собственными силами либо требует привлечения другого персонала. 13. Своевременность, точность и полнота извещения руководителя и другого персонала о выходе ситуации за пределы знаний, навыков или сферы деятельности; точность оценки потребности в дополнительных ресурсах. 14. Точность описания проблем, решѐнных собственными силами или с привлечением другого персонала, и способов их решения. 15. Вежливость и доброжелательность в общении с другим персоналом компании и персоналом контрагентов. Премии за качество работы назначаются и выплачиваются ежемесячно. При назначении премии за выполнение проектов принимаются во внимание следующие показатели деятельности проектной группы. 1. Достижение целей проекта, указанных в уставе проекта. 2. Соблюдение ограничений проекта, указанных в уставе и бюджете проекта. 3. Удовлетворенность спонсоров проекта качеством и полнотой реализации их потребностей, пожеланий и ожиданий СетьПроект 8/9

9 Премии за выполнение проектов назначаются и выплачиваются в начале проекта (25%) и в конце проекта (75%). 10. Персонал, с которым взаимодействует работник По служебным вопросам координатор проектов взаимодействует со всем персоналом компании «СетьПроект» и со специалистами и руководителями различных уровней компанийконтрагентов. Координатор проектов подчиняется непосредственно руководителю Департамента проектов. Порядок взаимодействия координатора проектов с другим персоналом определяется руководителем Департамента проектов. 11. Другие условия работы 1. Обеспечивается постоянное профессиональное обучение. Приветствуются участие в профессиональных сообществах, таких как Project Management Institute или аналогичных, выступления на профессиональных конференциях и публикации в профессиональной прессе. 2. Режим рабочего времени ненормированный. 3. Возможны командировки продолжительностью до двух недель (как правило, 2 3 рабочих дня без учета времени проезда или перелѐта), в том числе командировки за границу. 4. Внешний вид и манера общения должны соответствовать общепринятым нормам для персонала, вовлеченного в общение с заказчиками; может потребоваться ношение костюма. 5. Координатор проектов обязан соблюдать установленные в компании режимные требования: по защите конфиденциальной информации, по криптозащите информации и по доступу на территорию компании. 6. Координатор проектов, как и весь персонал компании, обеспечивается социальным пакетом в соответствии с утвержденным «Положением о социальном пакете в компании «СетьПроект» СетьПроект 9/9


Статьи по теме