Кадровое Делопроизводство Должностные инструкции

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Кадровое Делопроизводство Должностные инструкции. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Кадровое Делопроизводство Должностные инструкции.rar
Закачек 2170
Средняя скорость 8863 Kb/s
Скачать

Кадровое Делопроизводство Должностные инструкции

Специалист по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

— по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

— уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

— информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

Расхожая фраза «кадры решают все» уже десятки лет показывает значимость кадрового отдела на любом предприятии. За сотрудниками указанного подразделения закреплено решение вопросов, связанных с управлением человеческими ресурсами. Их функции связаны с обеспечением работникам требуемой квалификации, оформлением приема на работу и увольнения, перемещениями внутри подразделений компании, учетом отработанного времени и отпусков. Документ, который обозначает зону ответственности подобных сотрудников, называется «Должностная инструкция специалиста по кадрам». Наличие ДИ является строго обязательным на государственных предприятиях, на остальных же оно остается рекомендательным. Благодаря этому документу, работодателю удается регулировать трудовые отношения с сотрудником.

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Структура и форма ДИ одинаковая, но на разных предприятиях отличается внутреннее содержание документа. Объясняется это тем, что перечень обязанностей и ответственности зависит от условий в конкретной компании. Например, если штат состоит не только из рядовых сотрудников, то наименование документа будет звучать так: «Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам». Дополнительное слово в названии означает, что к работнику, занимающему данный пост, предъявляются повышенные требования в части знаний, навыков и общего уровня квалификации. Ежедневно к нему будут стекаться сложные и спорные вопросы. Таких работников считают экспертами, поскольку «Должностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров» требует, чтобы указанный сотрудник имел образование не ниже высшего и значительный опыт работы в выбранной области.

Когда речь идет о крупном предприятии, то обычно выделяют сотрудника, который отвечает за слаженную работу всего отдела. В таком случае его деятельность регламентируется документом, который носит особое название – «Должностная инструкция главного специалиста по кадрам».

Знания и навыки

В область ответственности сотрудников отдела кадров входит консультирование вышестоящих лиц по вопросам применения законов РФ о трудовой деятельности, поэтому первое, чем они должны владеть, — это ТК РФ и подзаконные ему акты. Крайне важно вовремя отслеживать изменения и новости в законодательстве. Согласно типовому документу (имеется в виду «Должностная инструкция специалиста отдела кадров»), работник подразделения в совершенстве обязан знать правила оформления:

  • учета движения трудовых книжек и бланков;
  • личных карточек по форме Т-2;
  • приказов по приему, увольнению, отпускам;
  • приказов по режиму работы подразделений и всего предприятия в обычные и выходные, праздничные дни;
  • учета особых категорий сотрудников, к ним относятся инвалиды, бывшие государственные служащие и тому подобное;
  • журналов по кадровой документации;
  • командировочных удостоверений;
  • отчетности в подчиненные организации.

Сотрудник отдела кадров обязан знать структуру и штат компании, принятые локально-нормативные акты и иметь опыт заполнения трудовых книжек, ведения личных дел.

Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству определяет перечень функций сотрудника следующим образом:

  • отвечает за учет личного состава; наполнение личных дел документами установленной формы;
  • оформляет перевод, отпуска, прием и увольнение работников;
  • знакомит с принятыми в компании локально-нормативными актами под роспись;
  • выполняет подсчет пенсионного стажа;
  • контролирует трудовые книжки, своевременно вносит туда записи, ставит печати;
  • оформляет штатное расписание;
  • ведет воинский учет на предприятии;
  • осуществляет контроль за мероприятиями по охране труда и технике безопасности в некоторых компаниях.

Ответственность

В рамках документа «Должностная инструкция специалиста по кадрам» прописывается, что сотрудник отвечает за обеспечение сохранности бумаг, обрабатываемых им в рамках функционала: трудовых книжек, личных карточек, приказов, заявлений и тому подобное.

Должностная инструкция специалиста по кадрам определяет его права в рамках конкретного предприятия. Согласно ей, работник может запрашивать информацию от смежных подразделений, которая необходима для деятельности и отчетности. Его предложения по улучшению обязаны рассмотреть, потому что у него есть прерогатива предлагать варианты относительно того, как можно оптимизировать внутренние бизнес-процессы подразделения по работе с персоналом, регламентировать документацию и так далее. Он может вносить рациональные идеи в рамках своей компетенции, которые приведут к улучшению работы компании.

Как указывает должностная инструкция специалиста по кадрам, сотруднику такого профиля предоставлено узаконенное право требовать улучшения и совершенствования организационно-технических условий своей работы. Это касается материальной базы, оснащения рабочего места, расходных материалов, программного обеспечения или компьютера. К такому сотруднику предъявляются повышенные требования по своевременному и аккуратному оформлению учетных документов по движению персонала, поэтому материальное оснащение и программное обеспечение – крайне важные составляющие хорошей работы.

Личные качества

Требования к индивидуальным особенностям человека довольно редко заносят в такой документ, как «Должностная инструкция специалиста отдела кадров». Их в основном отражают в условиях, указанных в объявлении вакансии, или озвучивают на собеседовании. Однако от этого они не становятся менее значимыми. В скрупулёзной работе сотрудников отдела кадров важны следующие персональные качества:

  • ответственность;
  • внимательность;
  • исполнительность;
  • профессионализм.

Цена ошибки на подобной должности высока, поскольку некорректно оформленные трудовые книжки или приказы по личному составу, не заполненные вовремя личные карточки могут привести к проблемам с начислениями пенсий, стажа и судебным разбирательствам. В итоге подобные действия повлекут материальные издержки для предприятия.

Подотчетность

Сотрудники отдела кадров, в том числе ведущие, подчиняются начальнику отдела или главному специалисту, при отсутствии начальника – напрямую директору предприятия. В рамках своих обязанностей они регулярно отчитываются во внешние контролирующие работу органы: районную трудовую инспекцию, социальные службы, Пенсионный фонд РФ и так далее.

Благодаря наличию должностной инструкции, обязанности сотрудника отдела кадров становятся понятными, а требования к его работе – прозрачными.

Любая организация, а особенно крупные корпорации имеют в своем штате огромное количество штатных и внештатных сотрудников.

Залогом успеха предприятия является качественная работа всех его сотрудников, которая возможна при правильно подобранном специалисте – кадровом делопроизводителе, который сможет вести документооборот внутри предприятия.

Ведение кадровой документации, является одной из основных обязанностей руководителя предприятия не зависимо от размера и формы предприятия, однако зачастую, руководитель делегирует свои полномочия кадровому делопроизводителю.

Данная профессия включает в себя навыки нескольких других профессий – юриста, поскольку необходимо знание норм налогового, трудового и пенсионного законодательства; бухгалтера – так как необходимо ведение учета выдачи заработной платы сотрудников, выплат премий и больничных; и менеджера по подбору персонала – поскольку делопроизводитель также отвечает за прием на работу высококвалифицированных специалистов, которые будут соответствовать занимаемой должности.

1) Формирование личных дел. Данный пункт включает в себя грамотность заполнения анкетных данных сотрудников, их образование, опыта работы, учет поощрений и наказаний. Кроме того, в личное дело вносятся ведомости о больничных (подшиваются справки или больничные листы);

2) Ведение трудовых книжек сотрудников;

3) Подготовка и учет приказов по кадрам – о прием и увольнение с работы; об изменениях в распорядке рабочего графика; изменение в условиях труда и оплате;

4) Составление графика рабочего времени;

5) Формирование начисления заработной платы;

6) Составление учета отчислений в налоговую службу;

7) Составление должностных инструкций, правил внутреннего распорядка;

8) Работа с персоналом – работа с кандидатами на должность, составление трудового договора, выбор размера заработной платы, обучение персонала, подбор персонала из рынка труда;

9) Составление характеристик на лиц, уволившихся с занимаемой должности;

10) Забота о хранение персональных данных сотрудников предприятия.


Статьи по теме