Инструкция заполнения Трудовых Книжек 2014

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Инструкция заполнения Трудовых Книжек 2014. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Инструкция заполнения Трудовых Книжек 2014.rar
Закачек 3348
Средняя скорость 4650 Kb/s
Скачать

Инструкция заполнения Трудовых Книжек 2014

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК ), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

  • Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
  • Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
  • Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

  • Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
  • Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

Содержание записей трудовой

  • Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
  • Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
  • Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
  • Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
  • На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
  • При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

  • Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
  • Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
  • При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

  1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
  2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
  3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
  4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Трудовая книжка является обязательным кадровым документом, предусмотренным ТК РФ, в котором отражается вся информация о трудовой деятельности гражданина РФ. Правила заполнения трудовых книжек в 2014 году основаны на:

  1. Трудовом кодексе Российской Федерации>
  2. Постановлении Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках»>
  3. Постановлении Министерства труда РФ №69 от 10 октября 2003 года «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Перечисленные нормативные акты содержат всю необходимую для работодателя информацию по правильному заполнению трудовых книжек. Если акты имеют противоречия по какому-либо случаю, то нужно руководствоваться статьей акта, который выше по силе.

Трудовая книжка и основные правила ее оформления

Трудовая книжка на предприятии должна заводиться на каждого сотрудника. Каждый вновь принятый сотрудник должен предоставить в отдел кадров данный документ. Если гражданин РФ нанимается на работу впервые, то наниматель заводит на него новую трудовую книжку, которая в дальнейшем будет храниться на предприятии до момента увольнения сотрудника.

Отдел кадров должен заполнить трудовую книжку или проверить правильность всех записей, если таковые уже имеются.

Правила заполнения трудовых книжек

Заполнение первой страницы:

  1. Фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными.
  2. Написание даты рождения арабскими цифрами.
  3. Информация об образовании указывается полностью и прописью.
  4. На основании документа, подтверждающего образование, делается запись о специальности в именительном падеже.
  5. Указывается дата заполнения трудовой книжки. Если эта дата уже имеется, нужно сверить ее с датой принятия на работу. Разница не должна превышать пяти дней.
  6. Далее ставятся подписи работника кадров и сотрудника, а также расшифровка подписей. Все записи делаются разборчивым почерком.
  7. По завершении заполнения ставится печать предприятия.

Заполнение граф

Перед непосредственным заполнением граф нужно поставить печать с данными предприятия или записать их вручную.

  1. В первой графе ставится порядковый номер записи, которая соответствует датам передвижения сотрудника (прием, перевод на другую должность, увольнение).
  2. Во второй графе ставится дата записи, которая соответствует дате приказа (распоряжения) о передвижениях сотрудника (приеме, переводе на другую работу, увольнении), а не дате заполнения книжки.
  3. В третьей графе нужно указать сведения о перемещении сотрудника (прием, перевод на другую работу, увольнение) без сокращений в соответствии с распоряжением (приказом). Например: «Уволен в связи с сокращением должности пункт 3 части второй статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации». При увольнении сотрудника нужно поставить подпись работника кадров с расшифровкой подписи, завизировать запись печатью организации. Также нужна подпись и расшифровка подписи владельца книжки.
  4. В четвертой графе нужно указать основание для записи, дату и номер документа. Например: «Распоряжение №365 от 15.07.2013 г.»

Далее заполняются «Сведения о вознаграждениях». Вносить нужно только государственные награды и почетные звания. Записи о денежных премиях не производятся. Все графы заполняются аналогично «сведениям о работе», кроме третьей. Здесь нужно указать кто и за что наградил работника, а также указать тип наград.

Записи о совместительстве делаются по желанию сотрудника отделом кадров на основном месте работы.

Внесение записей о бывшей работе по совместительству

  1. Во второй графе необходимо указать дату приема на работу в роли совместителя.
  2. В третью графу нужно записать, что сотрудник принят на должность совместителя в конкретное структурное подразделение предприятия. Необходимо указать полное наименование.
  3. В четвертой графе делается ссылка да дату, номер и название документа, на основании которого произведена запись.

Аналогично делается запись об увольнении с должности совместителя.

Заполнение книжки при переводе на другое место работы

Необходимо отметить, что временные переводы по производственной необходимости (и не только) в трудовую книжку не вносятся. Запись производится только в том случае, когда временное место работы становиться постоянным. Следовательно, работникам отдела кадров нужно дождаться приказа о переводе на другое место работы, который будет носить постоянный характер, и только после этого делать запись в трудовой книжке.

Так как дата фактического перевода будет отличаться от даты издания приказа, в книжке запись о переводе должна сопровождаться именно датой приказа.

Порядок заполнения строк:

  1. Во второй графе нужно проставить дату внесения записи о переводе (делается на основании приказа о переводе на постоянное место работы).
  2. В третьей графе ставится фактическая дата перевода и делается запись о переводе с указанием занимаемой должности (основанием служит приказ о переводе на временное место работы).
  3. В четвертой графе нужно сделать ссылку на приказы о временном переводе и о признании перевода постоянным.

Сроки оформления записи в трудовой книжке

Вновь принятому сотруднику трудовая книжка должна быть заведена в недельный срок. Остальные записи в книжке производятся не позднее пяти дней.

Как вносить изменения в содержательную часть

Изменения и общие правила внесения записей в трудовую книжку установлены нормативными и законодательными актами РФ. При возникновении трудностей, связанных с заполнением книжек и внесением в них изменений, нужно руководствоваться более новыми и вышестоящими документами.

Большие трудности возникают с исправлением неточных или неправильных записей. Зачеркивать подобные записи нельзя. Их нужно только переписывать в правильном порядке и виде. Однако нужно помнить, что при переписывании записей необходимо делать пояснения о причине исправления. Пример пояснения: «Запись №5 считать недействительной». Далее нужно сделать правильную запись, например: «Принят на должность менеджера». После этого в четвертой графе повторно записывают дату и номер распоряжения (приказа), запись из которого была внесена неверно, или дату и номер нового приказа (распоряжения), на основании которого делается исправление.

Следует отметить, что первая часть записи неотделима от правильного варианта записи. Аналогично изменяются и ошибки, допущенные в других графах.

Внесение пропущенной записи

Если после увольнения сотрудника выясняется, что в трудовой книжке была пропущена какая-либо запись, то ни в коем случае нельзя отменять запись об увольнении сотрудника (на это нет оснований). Вносить пропущенную запись нужно дополнительно после сведений об увольнении. При этом следует вновь указывать наименование предприятия и его реквизиты.

Если трудовая книжка не востребована

Хранение невостребованных трудовых книжек регламентировано Постановлением от 01 марта 2008 году №132. Раньше здесь в пункте 43 Правил было написано, что все книжки и их дубликаты, которые не были получены сотрудниками после увольнения, должны храниться на предприятии в течение 2 лет. После этого срока все книжки передаются для дальнейшего хранения в архив, где они находятся на протяжении 50 лет. Далее они подлежат уничтожению.

В новых правилах говорится о том, что трудовые книжки подлежат хранению до востребования на предприятии на основании требований, установленных законодательством РФ.

Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирует все аспекты трудовой деятельности россиян. В том числе и порядок заполнения трудовой книжки, как базового документа о трудовой деятельности гражданина России. Во всех подробностях и нюансах этот порядок изложен в специализированных документах.

Общие требования к заполнению трудовых книжек в 2014 году

1. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»

2. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Б л а н к и 2014 года
Изменения бланков трудовой книжки, введённые с января 2004 года, действуют по сей день.
Это бланки книжек с пронумерованной серией ТК – ТК IV . По серии и номеру можно определить год выпуска бланка, напрямую эти данные в книжках не указаны. Бланки, выпущенные в 2014 году имеют серию ТК IV.
♦ П р и н ц и п з а п о л н е н и я трудовой книжки
Основополагающими при заполнении трудовой являются принципы исключения неоднозначного прочтения символов при репродуцировании копий, и отчётливой тематической фрагментации для обработки документов электронными средствами ведения и учёта.
♦ С и м в о л ы и ч е р н и л а
Для записи дат в трудовой предусмотрены только арабские цифры, причём день и месяц – двумя цифрами, год – четырьмя цифрами.
Записи допускается делать следующими ручками: перьевой, гелиевой, ручкой-роллером (шариковой в том числе). Чернила должны быть световодостойкие только чёрного, синего или фиолетового цвета. Чернила других цветов ухудшают качество репродуцированных копий.
М о р ф о л о г и ч е с к и е т р е б о в а н и я
Несомненная новизна в морфологических требованиях к записям: прежние книжки пестрели сокращениями, к примеру, пр., ст., … В новых требованиях к заполнению трудовых книжек сокращения категорически запрещены, все слова должны быть прописаны полностью.
♦ Т р е б о в а н и е о б о с н о в а н н о с т и
Можно сказать, что трудовая книжка – это опосредованный финансовый документ, так как он берётся за основу при начислении надбавок за стаж, при определении размера пенсионных или других социальных выплат. Коль так, то совершенно очевидно, что любая информация в нем должна быть абсолютно достоверной. Отсюда логически вытекает следующее требование: все сведения, занесенные в трудовую книжку, скрепляются соответствующими документами, для наименования и реквизитов которых предусмотрены строго отведённые страницы и графы. Например, сведения об образовании или квалификации, подтверждаются дипломом или свидетельством; об увольнении, зачислении, или переводе – приказом, распоряжением и т.д. Названия должностей и должны строго соответствовать тем же названиям в штатных расписаниях предприятий и организаций.
♦ П о р я д о к в н е с е н и я и с п р а в л е н и й
Исправления в записях не допускаются. Если необходимо внести исправления в запись, то делается запись со следующим порядковым номером, который проставляется в первой графе ; вписывается дата производимой записи во вторую графу ; пишется, что запись № 111 не действительна в третьей графе , и создают под другим номером правильную запись, в четвёртую графу которой либо переписывают реквизиты документа, на который ссылается аннулированная запись, если новая запись соответствует содержанию этого документа; либо реквизиты другого документа – основания для новой записи.
♦ О б у в о л ь н е н и я х
Изменения коснулись и записей об увольнениях. Они стали более конкретными и детальными, поскольку Трудовой кодекс РФ предусматривает теперь большее разнообразие причин прекращения трудового договора по сравнению с предшествующими редакциями Закона.

Примеры заполнения трудовых книжек с пояснениями

♦ Т и т у л ь н ы й л и с т

Титульный лист заполняется в соответствии с наименованием граф в абсолютном буквенном соответствии с паспортными данными. Книжка с ошибкой в данных или их несоответствием обосновательным документам не действительна. Дата рождения указывается цифрами в формате: 01.01.2001. Прописью без сокращений должно быть записано образование. Если в процессе работы сотрудник получил другое образование, вид его указывается рядом, без перечёркивания предыдущего.

Вид образования должен быть указан полностью, например: «среднее специальное». Профессия должна быть указана обязательно и только в именительном падеже: «художник – реставратор», должность в этой графе не указывается. Дата не должна быть позднее недельного срока со дня приёма на работу. И, наконец, чтобы книжка в дальнейшем была признана действительной, записи титульного листа должны быть

скреплены печатью и подписью соответствующего должностного лица.

◙ Образец заполнения титульного листа с внесением изменений

Дата рождения 08.08.1980

Образование высшее профессиональное

Профессия, специальность учитель русского языка и литературы

Дата заполнения 02.02.2002 г.

Подпись владельца книжки Сомова

М П Подпись лица ,

П Е Ч А Т Ь ответственного за ведение трудовых книжек

♦ Р а з в о р о т о б л о ж к и

На разворот обложки Трудовой книжки заносятся ссылки на документы, на основании которых вносились изменения в сведения титульного листа, согласно пункту 2.4 Постановления 69.

◙ Образец заполнения разворота титульного листа

Фамилия Сомова заменена на фамилию Соколова.

Основание : свидетельство о заключении брака, выданного отделом ЗАГС

Толстовского района г. Березники от 03.04. 2013 г. № 7777777777

Старший инспектор Воронина В.В.Воронина

Р а з д е л « С в е д е н и я о р а б о т е »

В разделе «Сведения о работе» четыре основные графы.

► Заголовки записей этого раздела должны начинаться с полного названия предприятия, или учреждения, или организации в буквенном соответствии с регистрационными документами. Если организация имеет сокращённый вариант названия, он тоже должен присутствовать в заголовке. Ручное написание заглавия может быть заменено штампом организации с чётко пропечатанным названием и его, если оно есть, сокращением.

Ниже, под названием предприятия, заполняются графы. Порядок их заполнения такой:

► В графе №1 и нигде более, арабскими цифрами проставляется порядковый номер записи.

► В графе №2, тоже только арабскими цифрами – дата, причём: две цифры числа, две цифры месяца, четыре цифры года. Запись о приёме на работу в трудовой книжке делается не ранее пятидневного срока после фактического начала работы, но не позже десяти дней. Предполагается, что именно такого срока достаточно, чтобы человек принял окончательное решение о том, подходит ли ему эта работа. Если запись произведена раньше установленных пяти дней, работник может обжаловать её правомерность.

► В графе №3, в обязательном порядке должна быть написана должность, на которую принят сотрудник, с указанием отдела и подразделения, если они предусмотрены, в абсолютном соответствии с документом, на основании которого он принят на работу. Никакой лишней информации в этой графе быть не должно. Например:

«Принят на должность водителя отдела сбыта»

► В графе №4 должно быть название документа – основания записи, его даты и его номера, именно в такой последовательности. Название пишется полностью, без сокращений: «Приказ от», либо «Распоряжение», либо «Протокол». Дата в том же формате, что и в графе №2, 20.03.2014. Номер документа пишется, если он есть. Например: «Приказ от 20.03.2014 № 77».

По мере необходимости, со временем в этот раздел «Сведения о работе» вносят информацию о:

– изменениях названий должностей;

– изменениях названий отделов;

– изменениях названий учреждений;

– прекращении трудовых договоров; в том же порядке, и по тому же принципу, что и записи о приемах на работу.

◙ Образец 1 – записи о приёме на работу, присвоении квалификации, переводе на другую должность


Статьи по теме