Инструкция по Ведению Архива на Предприятии

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Инструкция по Ведению Архива на Предприятии. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Инструкция по Ведению Архива на Предприятии.rar
Закачек 988
Средняя скорость 6697 Kb/s
Скачать

Инструкция по Ведению Архива на Предприятии

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей нормативной базой, регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

Методические рекомендации по архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

  1. Источников.
  2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

  1. Подразделения предприятия.
  2. Физлица.
  3. Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются сроки хранения материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

  1. Типовой.
  2. Примерной.
  3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной – как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с информационными носителями необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
  2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
  3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:
  • личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
  • материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
  • бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
  • театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
  • истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

  1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
  2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
  3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
  4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения – в другую.
  5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
  6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
  7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
  8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
  9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

  1. Переплет/подшивку папки.
  2. Нумерацию листов.
  3. Составление страницы-заверителя.
  4. Формирование внутренней описи в случае необходимости.
  5. Внесение уточнений в реквизиты титульного листа. Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Архивное делопроизводство – вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

  1. Количество листов с нумерацией.
  2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле «Примечания». В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

  • документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
  • документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • документы постоянного (вечного) хранения.

Кадровик или архивариус предприятия — это важнейший человек

Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002, далее в статье – «Основные правила»).

Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.

Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

Рыбаков Н.С. Рыбаков

по подготовке и передаче документов в архив

  1. Общие положения
    1. Подготовка дел к передаче в архив ООО «Альтаир» (далее — Общество) включает в себя работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

    1. Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества.
    2. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения.
    3. График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов Общества и согласуется с начальником службы ДОУ.
    4. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив.
    5. Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив. Работники архива имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные дела.
    6. При подготовке дел к передаче в архив Общества следует руководствоваться:
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила).
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558).
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
  • Номенклатурой дел Общества.
  • Положением об экспертной комиссии Общества (утв. генеральным директором 30.10.2014).
  • Инструкцией по делопроизводству Общества (утв. приказом от 17.01.2014 № 12).
  1. Состав документов подлежащих передаче в архив
    1. Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу.
    2. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. раздел 4 настоящей Инструкции).
  1. Экспертиза ценности документов
    1. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
    2. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.
    3. ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества.
    4. При проведении ЭЦ осуществляется:
      1. отбор документов для передачи в архив Общества;
      2. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);
      3. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли.
    5. По результатам ЭЦ составляются:
      1. для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);
      2. для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);
      3. для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3).
  1. Уничтожение документов
    1. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления.
    2. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества.
    3. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
    4. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.
  1. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив
    1. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:
      1. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;
      2. проверку правильности систематизации документов внутри дел;
      3. проверку комплектности дел;
      4. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз).
    2. Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ». Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями.
    3. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа.
    4. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце.
    5. В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома.
    6. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения. При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел.
    7. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации.
    8. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре.
    9. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения.
    10. Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел.
  1. Оформление дела для передачи на архивное хранение
    1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более.
    2. Полное оформление дел предусматривает:
      1. Подшивку или переплет дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

  1. Нумерацию листов в деле.

Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.

  1. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4).

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

  1. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5).

В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело.

  1. Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов).

Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла.

  • наименование компании;
  • наименование структурного подразделения (управление, отдел);
  • индекс дела по номенклатуре;
  • номер дела (тома), если необходимо;
  • заголовок дела
  • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • крайние даты дела (тома);
  • количество листов архивного дела (тома);
  • срок хранения дела (тома).
    1. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
  1. Порядок передачи дел в архив
    1. Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1).
    2. При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные:

7.2.1. заголовок дела без сокращений;

7.2.2. индекс дела по номенклатуре дел;

7.2.3. крайние даты дела;

7.2.4. количество листов дела.

  1. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером.
  2. Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив.
  3. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение.

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ

дел за ________________ год

«___»___________ 201__ г. №____

№ п/п

Индекс дела по номенклатуре

Заголовок дела по номенклатуре


Статьи по теме