Инструкция по Кадровому Делопроизводству скачать

Содержание

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Инструкция по Кадровому Делопроизводству скачать. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Инструкция по Кадровому Делопроизводству скачать.rar
Закачек 3849
Средняя скорость 9038 Kb/s
Скачать

Инструкция по Кадровому Делопроизводству скачать

Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу

Кадровики тратят много времени, оформляя однотипные кадровые документы. Удержать в голове все правила сложно, поэтому появляются ошибки. Упорядочить работу поможет инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом специфики деятельности организации. Это не обязательный локальный акт, но он облегчит жизнь кадровикам. Рассмотрим, как разработать инструкцию.

Чем руководствоваться, разрабатывая инструкцию

Типовой инструкции по кадровому делопроизводству для коммерческих организаций нет. Работодатели составляют ее в произвольной форме. Опираться можно на законодательство, регулирующее кадровые процедуры, и нормативные акты, которые устанавливают порядок делопроизводства (схема ниже).

Какие разделы включить в документ

Структуру инструкции каждый работодатель определяет самостоятельно (ст. 8 ТК РФ). При этом учитывайте специфику деятельности организации . Так, если у организации есть филиалы, укажите в инструкции порядок делопроизводства в них. Если сотрудники компании не ездят в командировки, то раздел о них не нужен.

Вместе с тем любой работодатель принимает, переводит и увольняет работников, оформляет отпуска и проч. Поэтому включите в инструкцию следующие разделы: общие положения, оформление приема на работу, переводов, увольнений, работа с трудовыми книжками и т. д.

Чтобы не разрабатывать формы первичных документов самостоятельно, применяйте унифицированные (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Можете дополнить инструкцию приложениями – шаблонами кадровых документов. В таком случае в тексте сделайте ссылки на приложения.

Раздел «Общие положения»

В разделе укажите, зачем нужна инструкция. Определите, какие подразделения ведут кадровое делопроизводство (кадровая служба, отдел кадров). Отразите функции, которые выполняют эти подразделения.

Раздел «Оформление приема на работу»

В разделе пропишите, какие документы кандидат представляет при приеме на работу. Кадровой службе запрещено требовать сведения, не предусмотренные законодательством (ст. 65, 283 ТК РФ). Но можно попросить кандидата сообщить ИНН.

Если работник только ознакомился с приказом, то это нельзя признать письменным согласием на перевод. Согласие получают в виде подписи на уведомлении или дополнительном соглашении к трудовому договору до издания приказа (ст. 72, ч. первая ст. 72.1 ТК РФ).

Закрепите порядок оформления нового работника. Регламентируйте процедуру ознакомления с локальными актами. Укажите, какие документы составляет кадровая служба. Обязательные – трудовой договор и приказ о приеме на работу (ст. 56, 68 ТК РФ). Многие компании устанавливают дополнительные процедуры при оформлении нового сотрудника. Например, получают у кандидата заявление о приеме на работу, предлагают заполнить анкету, написать автобиографию. Иногда предусматривают внесение записи о приеме в журналы регистрации трудовых договоров и приказов о приеме на работу, оформление личного дела. Чтобы упростить делопроизводство, от дополнительных процедур можно отказаться.

Раздел «Оформление переводов»

В разделе укажите, как оформлять переводы. Состав документов различается в зависимости от срока и инициатора перевода . При постоянном переводе заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, издают приказ о переводе, вносят записи в трудовую книжку и личную карточку. При временном переводе запись в трудовую книжку не вносят (ч. четвертая ст. 66, ст. 72.1 ТК РФ).

Если о переводе просит сотрудник, он представляет заявление с необходимыми визами. Если инициатива исходит от работодателя, оформляют уведомление (предложение) о переводе.

Раздел «Оформление увольнений»

В разделе закрепите, в каком порядке сотрудник предупреждает об увольнении. Отразите требования к заявлению об увольнении . Разработайте бланк такого заявления. Однако основание и дату увольнения работник должен указать самостоятельно и заверить подписью (ст. 80 ТК РФ). Для этого закрепите в инструкции, что заявление об увольнении заполняют от руки.

Независимо от основания расторжения трудового договора, издают приказ об увольнении, вносят запись в трудовую книжку и личную карточку. В инструкции опишите порядок и сроки оформления этих документов. Важно, чтобы в них была подпись работника. Также сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ст. 84.1 ТК РФ, п. 35, 41 Правил ведения и хранение трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Можете предусмотреть, что работник перед увольнением подписывает обходной лист. Ведь работодателю нужно проконтролировать, чтобы сотрудник сдал материальные ценности, спецодежду и т. п. Обратите внимание, что закон не требует оформлять обходной лист. Поэтому, если работник не успел получить все подписи в нем, нельзя переносить дату увольнения.

Раздел «Предоставление отпусков»

В разделе закрепите, что отпуска в компании предоставляют по графику . Укажите, кто вправе использовать ежегодный отпуск вне графика (ст. 122, 123 ТК РФ). Для этих сотрудников пропишите обязанность писать заявление о предоставлении ежегодного отпуска. Для отпусков по графику оно не требуется.

Отразите, как оформлять ежегодные оплачиваемые отпуска и отпуска за свой счет. Определите порядок регистрации приказов на отпуск, если в компании ведутся регистрационные журналы.

Раздел «Кадровое делопроизводство в филиалах»

Закон не регулирует, как вести кадровое делопроизводство в филиалах или обособленных структурных подразделениях. Этот вопрос решите в инструкции. Отдельно пропишите, где оформляют переводы из головной организации в филиалы и наоборот, а также из одного филиала в другой.

Делопроизводство бывает централизованным, децентрализованным или смешанным. При централизованном документы по личному составу составляют и хранят в кадровой службе головной организации. При децентрализованном делопроизводстве кадровые документы на сотрудников филиалов оформляют и хранят в этих подразделениях. При смешанном часть документов составляют в головной организации, а часть – в филиалах.

Всем нам хорошо известно, что работа с документами, в т. ч. по личному составу, включает три основные процедуры: создание, обработку, хранение. Выполнение этих процедур может быть регламентировано путем разработки соответствующих документов:
• Табеля форм кадровых документов;
• Альбома форм кадровых документов;
• Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов;
• Графика документооборота отдела кадров.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Инструкция по кадровому делопроизводству – основной локальный нормативный акт в сфере работы с документами по личному составу

Эти документы, как правило, разрабатываются и утверждаются как приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

В Инструкции по кадровому делопрpоизводству закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском кадровых документов.

Пример Инструкции по кадровому делопроизводству

Содержание Инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству (пример 1) может состоять из следующих разделов:
• Общие положения;
• Состав кадровых документов;
• Подготовка документов;
• Организация документооборота;
• Регистрация документов;
• Контроль исполнения документов;
• Организация документов в делопроизводстве;
• Передача дел на архивное хранение;
• Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам.

Раздел 1. Общие положения

Это вводная часть Инструкции по кадровому делопроизводству, где указывается: в соответствии с какими нормативными и методическими документами она разработана; на какие системы документации распространяется; кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами; как осуществляется процедура приема-передачи дел в кадровой службе.

Основой для составления Инструкции служат следующие документы:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
  • Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов рахивного фнуда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Ответственных за ведение кадрового делопроизводства назначает работодатель. Их функции обязательно должны быть отражены в трудовых договорах работников, должностных инструкциях, локальных нормативных актах, в т. ч. в Инструкции.

Специальные правила могут быть предусмотрены для процедуры приема-передачи дел в кадровой службе. Хорошо, если из разряда обычая, действующего в организации, такие правила перейдут в положения, нормативно закрепленные Инструкцией.

Раздел 2. Состав кадровых документов

В этом разделе Инструкции нужно перечислить системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений.

Документация кадровой службы включает большое число видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Всю кадровую документацию можно разделить на две большие группы.

Предусмотрите в Инструкции подробные правила и процедуру приема-передачи дел кадровой службы

Группа 1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.

Группа 2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы, аналитические справки, анкеты, документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, повышения квалификации и переподготовки кадров и т. п.).

Документы первой группы, в свою очередь, можно разделить на те, которые предъявляет работник (личные документы работника), и те, которые по кадровым функциям создает работодатель.

Трудовая книжка работника является его личным документом, но в процессе трудовых отношений она хранится у работодателя.

Система кадровых документов, создаваемых работодателем, представлена в таблице.

Материалы этого раздела служат основой для разработки Табеля форм документов отдела кадров (пример 2). В Табель включаются все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым ситуациям. Сюда могут входить сведения: о наименовании формы документа; о коде, присвоенном этой форме; о наличии унифицированной формы документа и условиях ее заполнения.

После утверждения документов по организации кадрового делопроизводства работники, отвечающие за оформление кадровых документов, должны использовать формы, включенные в Табель.

Раздел 3. Подготовка документов

В этом разделе Инструкции закрепляются требования к составлению и оформлению кадровых документов: состав реквизитов и правила их написания; виды бланков документов; особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, информационно-справочных и др.); порядок придания документам юридической силы.

В этом разделе необходимо указать, кто участвует в согласовании проекта того или иного документа. В самостоятельный подраздел можно выделить требования к языку и стилю кадровых документов.

С учетом материалов этого раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров (пример 3) и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов (пример 4).

Раздел 4. Организация документооборота

В этом разделе характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих, внутренних) от создания или получения до исполнения или отправки.

Для входящих документов (например, заявление работника об увольнении, которое он прислал по почте) следует подробно описать процедуру их предварительного рассмотрения и показать, каким образом они попадают для дальнейшей работы в кадровую службу.

Для исходящих (например, уведомление о получении трудовой книжки, направляемой уволенному работнику по почте) или внутренних документов (например, представление о переводе работника на другую вышестоящую должность) устанавливаются основные этапы движения проектов документов; полномочия отдельных сотрудников по их согласованию и подписанию; порядок доведения документов до сведения исполнителей; правила отправки документов (по почте, факсу, электронной почте и другим каналам связи).

Материалы данного раздела Инструкции служат основой для разработки графика документооборота отдела кадров (пример 5).

Раздел 5. Регистрация документов

В Инструкции должны быть показаны: регистрационные формы, используемые отделом кадров (книги, журналы, карточки); принятая система индексации кадровых документов; порядок их регистрации.

Раздел 6. Контроль исполнения документов

Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль, ведения контроля, снятия документов с контроля. Здесь же предусматриваются меры воздействия на нарушителей сроков исполнения документов.

Раздел 7. Организация документов в делопроизводстве

В данном разделе описываются систематизация документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

Здесь же должен быть зафиксирован порядок оперативного хранения документов в кадровой службе: оформление обложек дел; использование дел в справочных целях и т. п.

Раздел 8 . Передача дел на архивное хранение

В Инструкцию обязательно должны быть включены правила проведения экспертизы ценности документов; организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел; отбора документов на уничтожение; передачи документов длительного и постоянного сроков хранения в архив организации; отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора.

Раздел 9. Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и пр.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и т. п. Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству см. на портале www.pro-personal.ru.

Оформление и утверждение Инструкции по кадровому делопроизводству и приложений к ней

Унифицированные формы Инструкции и приложений к ней отсутствуют. Эти документы создаются по формам, разработанным работодателем. Так, Инструкция по кадровому делопроизводству (пример 1) может включать:
• реквизиты бланка: наименование организации, вид документа (ИНСТРУКЦИЯ), дату регистрации, регистрационный индекс (номер), место составления документа
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту (по кадровому делопроизводству);
• текст;
• подпись составителя (например, начальника отдела кадров);
• визы согласования с заинтересованными должностными лицами (если предусмотрено согласование);
• визы ознакомления работников.

Когда проект Инструкции составлен (оформлены все реквизиты, кроме виз согласования, подписи составителя, грифа утверждения, даты и номера регистрации), его необходимо согласовать, если процедура согласования была предусмотрена при планировании.

Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «виза» включает: должность визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования.

Инструкция по кадровому делопроизводству (приложения к ней) подписывается разработчиком. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись с расшифровкой.

Согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами и подписанные составителем документы утверждаются руководителем организации или иным лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Для этой цели может быть издан приказ об утверждении Инструкции (пример 6).

Система кадровых документов, создаваемых работодателем

Страница обновлена: 28.09.2015

Инструкция по кадровому делопроизводству представляет собой подробное руководство по ведению дел кадровой службы. За разработку данного документа отвечает лицо, назначенное руководителем организации. Этим лицом может быть начальник отдела кадров, бухгалтер или юрист. В некоторых случаях (в основном в небольших компаниях) инструкцию составляет сам руководитель. Готовая инструкция утверждается приказом директора и заверяется всеми заинтересованными должностными лицами. Каждый работник кадровой службы должен ознакомиться с инструкцией с оформлением соответствующей визы ознакомления.

Основные вопросы

Среди основных вопросов, которые регулирует инструкция, целесообразно выделить следующие:

  • состав кадровых документов компании;
  • порядок подготовки документов, регулирующих трудовые взаимоотношения;
  • особенности оформления документации по тем или иным кадровым операциям;
  • организация документооборота в отделе кадров;
  • осуществления контроля исполнения документов;
  • организация кадровых документов в делопроизводстве компании;
  • порядок передачи дел из отдела кадров на архивное хранение.

Скачать инструкцию по кадровому делопроизводству (Размер: 145,0 KiB | Скачиваний: 2 165)


Статьи по теме