Инструкция по Делопроизводству Учреждения

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Инструкция по Делопроизводству Учреждения. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Инструкция по Делопроизводству Учреждения.rar
Закачек 1256
Средняя скорость 5043 Kb/s
Скачать

Инструкция по Делопроизводству Учреждения

Инструкция по делопроизводству состоит из нескольких разделов. Структура текста этого документа масс быть такой:

1. Общие положения;

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Подготовка и оформление документов;

2.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;

2.3. Требования к бланкам документов и их учет;

2.4. Порядок печатания и размножения документов;

3. Организация документооборота

3.1. Прием и предварительное рассмотрение документов;

3.2. Порядок регистрации документов;

3.3. Порядок организации учетно-справочных картотек;

3.4. Порядок направления документов на исполнение;

3.5. Организация контроля за исполнением документов;

3.6. Порядок отправки исходящих документов;

4. Обеспечение сохранности документов

4.1. Составление номенклатуры дел;

4.2. Требования относительно формирования дел;

4.3. Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях;

4.4. Подготовка дел к архивному хранению.

В разделе «Общие положения» обязательно указывается: инструкцией по делопроизводству установлено единую систему делопроизводства в учреждении, все ее сотрудники должны придерживаться положений этого документа. В отдельном пункте называются нормативные документы, на основании которых составлен инструкцию. В первом разделе также указывают, на кого возложено руководство делопроизводством в учреждении в целом и в структурных подразделениях, в частности, преподают общие принципы организации делопроизводства в учреждении, маршруты движения документов, в т. ч. характеризуют технологические процессы автоматизации документооборота.

Например, в раздел «Общие положения» можно внести такие пункты:

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в учреждении.

1.2. Инструкция определяет порядок организации общего делопроизводства, ЕЕ положения распространяются на всю служебную документацию.

Порядок организации делопроизводства, которая содержит информацию с ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям граждан определяется отдельными инструкциями.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с положениями Конституции и законов Украины, нормативно-правовых актов Президента Украины и Кабинета Министров Украины, приказов и методических рекомендаций Государственного комитета архивов Украины, национальных стандартов Украины в сфере делопроизводства, а также организационных документов учреждения.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в учреждении несет его руководитель.

1.5. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и применения современных программно-технических средств, а также организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях осуществляет канцелярия.

1.6. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

1.7. Правила создания управленческих документов и порядок работы со служебными документами, установленный настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех работников учреждения. Все работники учреждения несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение информации, содержащейся в них.

1.8. Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, а также соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.9. Руководитель структурного подразделения определяет лицо, ответственное За организацию делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярии.

1.10. Лицо, ответственное за делопроизводство, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.11. В случае отпуска, командировки, перемещения по должности или увольнении работника все документы и дела, которые он ведет, передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику по акту или под расписку) с уведомлением заведующего канцелярии о передаче дел.

1.12. Задачи и функции канцелярии, обязанности и ответственность ее работников регламентируются Положением о канцелярии.

1.13. Обязанности, права и ответственность работников канцелярии и лиц, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, определяются их должностными инструкциями.

Следующий раздел инструкции по делопроизводству — «Документирование управленческой деятельности». Обычно он имеет несколько подразделений. Первый из них — «Подготовка и оформление документов» — разрабатывается на основании ДСТУ 4163-2003 [32]. Порядок оформления реквизитов, предусмотренных стандартом, учитывают в индивидуальной инструкции, разъясняющие их применение в конкретных случаях и сопровождают примерами, характерными для учреждения.

Целесообразным является включение подразделения «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». В нем раскрывают методику составления и оформления основных видов документов, а также документов, при подготовке которых чаще всего возникают трудности (приказы, распоряжения, договоры, акты, письма, протоколы и т.д.). Важно подробно разъяснить порядок подписания, визирования, согласования и утверждения основных видов документов и их разновидностей, в частности то, кто должен визировать приказы по основной деятельности, по личному составу, о премировании, различные виды договоров и т.д. Желательным является представление структуры текста протокола, акта, а также порядка оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это должно сопровождаться примерами, взятыми из документов учреждения.

Как правило, в отдельном подразделении — «Требования к бланкам документов» — приводят образцы бланков, применяемых в учреждении, вспоминают о порядке их изготовления и учета. В подразделе «Порядок печатания и размножения документов» преподают требования к документам, которые изготавливают с помощью печатающих средств. Наличие в инструкции по делопроизводству таких сведений значительно упростит подготовку документов, предотвратит их пересдаче и переоформлению.

После правил документирования управленческой деятельности целесообразно представить раздел «Организация документооборота в учреждении», в котором осветить прежде всего такие вопросы: прием и предварительное рассмотрение документов, порядок регистрации документов, порядок организации учетно-справочных картотек, порядок направления документов на исполнение, организация контроля за исполнением документов, порядок отправки исходящих документов. Обработка документов осуществляют работники службы делопроизводства, следовательно, необходимо тщательно осветить методические вопросы, в частности определить, какую систему регистрации принято в учреждении (централизованную, смешанную, децентрализованную), какая форма регистрации применяется (журнальная, карточная, электронная). Должны быть установлены требования по заполнению регистрационных форм, а также правила регистрации документов в пределах определенных групп в зависимости от вида, автора и содержания документа и порядок ведения информационно-справочной работы и т.д.

Подразделения инструкции по делопроизводству, касающиеся обработки документов, составляют с учетом технологии, принятой в учреждении, — традиционной или автоматизированной. Все этапы обработки документов являются практически одинаковыми при применении как традиционной, так и автоматизированной технологии, однако существуют различия по характеру операций, которые должны быть тщательно описаны. Необходимо определить: кто отвечает за работу с документами на каждом этапе документооборота, которые осуществляют операции с документами, взаимосвязаны ли они между собой и насколько необходимы. Для наглядности целесообразно использовать графические методы фиксации движения документов: маршрутные схемы, документограмы, оперограммы.

Важным является подразделение «Организация контроля за исполнением документов». Кроме основных принципов контроля, здесь определяют типовые сроки выполнения различных видов документов и раскрывают технические вопросы осуществления контроля (построение срочных картотек или автоматизированный контроль, составление ведомостей (сводок) на просроченную документацию).

Последний раздел инструкции по делопроизводству посвящена правилам хранения документов в текущем делопроизводстве и их подготовки к дальнейшему хранению. Этот раздел может иметь, например, название «Обеспечение сохранности документов». Очевидно, что выполнены документы, работа с которыми завершена, должны быть сохранены, причем в систематизированном виде, поскольку жизненный цикл документа не завершаются после выполнения им определенных оперативных управленческих функций. Через некоторое время документ может быть востребован для решения управленческих задач и удовлетворения других информационных запросов. Вопросы систематизации документов и определения сроков их хранения решаются в учреждении с помощью номенклатуры дел. Поэтому обязательно выделяют подразделение «Составление номенклатуры дел», в котором приводят примеры формулировки заголовков дел, порядок их систематизации в номенклатуре и т.д. Следует предусмотреть также следующие подразделения: «Требования по формированию дел», «Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях», «Подготовка дел к архивному хранению», цель которых — осветить общие требования относительно группировки дел, правила формирования определенных видов и категорий документов, оформления дел, проведения экспертизы ценности документов и составление описей дел. Указанные подразделения инструкции по делопроизводству разрабатываются на основании Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций [24].

Для наглядности и наилучшего усвоения положений инструкции по делопроизводству следует составить приложения, в которых обязательно включить:

o образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, договора, докладной записки и т.п.);

o образцы форм (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-засвідчувача дела, описей дел, обложки дела, акта об изъятии для уничтожения документов;

o перечни документов, не подлежащих регистрации; подлежат визированию, регистрации, контроля; документов, на которых проставляется гербовая или основная печать учреждения и т.д.

Правила подготовки и оформления документов могут быть выделены как самостоятельный документ, в котором более детально, с большим количеством типовых форм и примеров, описываются процессы подготовительной работы с документами. В таком случае в учреждении действуют два нормативно-методических документа — правила подготовки и оформления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован исключительно порядок работы с документами.

Инструкцию по делопроизводству, так же как и правила подготовки и оформления документов, если они являются самостоятельным документом, утверждает руководитель учреждения специальным приказом (см. приложение 16). В приказе устанавливают срок ввода указанных документов в действие, перечисляются меры, которые в связи с этим должно принять служба делопроизводства, отмечают должностное лицо, ответственное за внедрение данных документов в практику работы. После утверждения инструкции по делопроизводству необходимо организовать изучение ее всеми работниками учреждения, которые готовят документы и работают с ними.

К инструкции по делопроизводству должны вноситься соответствующие поправки, в частности в следующих случаях: в случае внесения изменений в общегосударственных нормативно-правовых актов по делопроизводству, стандартов, на основании которых она разрабатывалась, при изменении технологии работы с документами в учреждении, например внедрении электронного документооборота.

Если в учреждении не установлено никаких правил работы с документами, то сначала может быть разработан небольшой по объему документ, освещающий основные, принципиальные положения. Его обычно называют временной инструкцией по делопроизводству, которую также утверждает руководитель учреждения, обязывая всех работников придерживаться ее норм. В дальнейшем с учетом замечаний, дополнений, уточнений, которые возникнут в процессе внедрения временной инструкции по делопроизводству, на ее основе может быть подготовлена постоянная инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

  • сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
  • ответственность за ее несоблюдение;
  • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

  • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • сроки, формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», государственных стандартов на унифицированные системы документации, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы ДОУ, состав должностей служащих, осуществляющих документационное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, нужно воспользоваться прежде всего «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя рекомендации написаны для федеральных органов, они включают те же виды работ с документами, которые ведутся в любой организации и поэтому являются хорошим подспорьем при составлении инструкции по делопроизводству организаций любой организационно-правовой формы и масштабов деятельности. При составлении инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Методические рекомендации используются в обязательном порядке, но они могут быть также положены в основу при составлении многих разделов инструкций по делопроизводству любой организации.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов — положение и должностная инструкция, — с раздела «Общие положения». В ней должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему документационного обеспечения и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство документационным обеспечением в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.

1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела и организационными документами организации,

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.6. Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется службой делопроизводства.

1.7. Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с отделом программно-технических средств.

1.8. Административную ответственность за организацию и состояние работы с документами в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.9. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за работу с документами в подразделении и согласовывает его кандидатуру с руководителем службы ДОУ.

1.10. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.11. При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением руководителя службы ДОУ о передаче дел.

1.12. Задачи и функции службы ДОУ, обязанности, права и ответственность руководителя службы регламентируются Положением о службе ДОУ.

1.13. Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями.

Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку составления и оформления документов. В их построении можно сначала дать раздел — «Подготовка и оформление документов», а затем раздел — «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов».

При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берутся «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и приложения к ним. Порядок оформления реквизитов, изложенный в Методических рекомендациях переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу, приказ о премировании, различные разновидности договоров, кто подписывает эти виды документов, указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел «Порядок печатания и размножения документов». Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключит их многократные пересоставления и переоформления.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, помещают разделы, описывающие порядок работы с ними: прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и при автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел «Информационно-справочная работа» в автоматизированной системе может выглядеть так:

1.1. В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.

1.2. Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3. Информация может выдаваться:

По конкретному документу:

· где (у кого) находится;

· стадия исполнения (подготовки);

· место хранения (для исполненных документов).


Статьи по теме