Инструкция по Делопроизводству на Предприятии

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Инструкция по Делопроизводству на Предприятии. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Инструкция по Делопроизводству на Предприятии.rar
Закачек 2708
Средняя скорость 2760 Kb/s
Скачать

Инструкция по Делопроизводству на Предприятии

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

  • сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
  • ответственность за ее несоблюдение;
  • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

  • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • сроки, формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Инструкция по делопроизводству должны быть в каждой компании. На масштабных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. В маленьких фирмах обычно составляется документ, который объединяет две инструкции и описывает, как сотрудникам следует работать с документами.

Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству — это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.

В небольших предприятиях инструкция по делопроизводству необходима, потому что она:

  • регламентирует, как создавать, использовать, хранить, уничтожать документы;
  • способствует стабильности бумажной работы;
  • обеспечивает соблюдение требований законодательных и правовых нормативных актов;
  • закрепляет, как нужно организовать делопроизводство в организации;
  • определяет ответственных за делопроизводство.

Кто в компании должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ. Юристы и работники архива тоже участвуют в процессе. Если такой службы нет в компании, то написание инструкции можно передать секретарю. Когда инструкция по делопроизводству готова, руководитель отдела ее подписывает, после чего она вступает в действие.

В начале инструкции располагается гриф утверждения, в котором указывается, кто и когда подписал документ. Вместо этого может быть дана ссылка на дату и номер распорядительного документа. Инструкция по делопроизводству рассылается во все отделы предприятия, если утверждена. Сотрудники обязаны ее соблюдать.

Служба документационного обеспечения управления обучает ответственных за делопроизводство в своих отделах новым правилам. Авторы инструкции объясняют ее содержание, обращают внимание слушателей на важные моменты. Инструкция по делопроизводству доводится до всех сотрудников. А служба ДОУ контролирует, соблюдаются ли ее положения.

Авторам инструкции по делопроизводству требуется много усилий и времени. По этой причине перед разработкой лучше проконсультироваться в государственном архивном учреждении, которое на основании договора предоставляет такие услуги.

Если предприятие небольшое, требования к бумажной работе необходимо закрепить. Во многих компаниях определяется только несколько правил делопроизводства.

Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.

Разработка инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы:

«Общие положения», который:

  • содержит информацию о том, на какие документы распространяется инструкция: на все, только на секретные и т.п.;
  • устанавливает ответственность за нарушение правил;
  • определяет, какой отдел отвечает за то, чтобы работа с документами во всех отделах компании была единой.

Тематические, которые начинаются с того, как нужно составлять и оформлять документы, а далее описывают:

  • виды документов;
  • правила оформления копий, приложений;
  • правила разработки, согласования распорядительных документов;
  • работу исполнителей с документами;
  • размножение документов, а также применение печатей и бланков.

Кроме того, данный раздел может содержать информацию о том, как правильно разрабатывать документы коллегиального органа и заместителей руководителей.

«Документооборот», который содержит описание:

  • этапов движения документов;
  • приема входящих документов;
  • отправки исходящих документов;
  • учета объема документооборота;
  • правил передачи документов между структурными подразделениями.

«Регистрация документов», который устанавливает:

  • как регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
  • сроки и методы регистрации;
  • как правильно индексировать документы.

«Организация справочной работы», который описывает:

  • информационно-справочную работу в компании;
  • справочные картотеки, электронную базу данных и другие справочные массивы;
  • систематизацию и классификацию справочной информации;
  • технологию поиска информации.

«Контроль за исполнением документов», который:

  • определяет категории документов, которые обязательно подлежат контролю;
  • описывает постановку документов на контроль;
  • описывает методы контроля (отметки на документах, контрольные карточки), обязанности исполнителей;
  • устанавливает, как обобщать данные по контролю за исполнением документов и уведомлять об исполнительской дисциплине начальников.

«Оперативное хранение документов», который устанавливает:

  • как служба делопроизводства и другие подразделения должны хранить документы;
  • ответственность за сохранность документов;
  • как правильно отдельные категории документов формировать в дела;
  • как разрабатывать и использовать номенклатуру дел;
  • как систематизировать дела.

«Подготовка документов к сдаче в архив», который включает:

  • рекомендации, какие документы стоит подготовить к хранению, а какие — уничтожить;
  • описание требований к оформлению и подготовке к хранению дел;
  • передачу дел в архив.

Содержание инструкции по делопроизводству зависит от того, какие на предприятии условия работы, как построены технологии делопроизводства. Поэтому она состоит не из всех тематических разделов. Инструкцию можно дополнить описанием работы с обращениями граждан, с ДСП, а также техническими аспектами подготовки документов.

Инструкция по делопроизводству может содержать и приложения с оттисками печатей, справочной информацией, перечнем контролируемых документов, рисунками.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Даже в маленьких компаниях инструкцию по делопроизводству нужно утверждать приказом руководителя.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководитель может подготовить согласно образцу.

Причины, по которым разрабатывается приказ, могут быть изменены, например, вследствие внедрения системы. Если будет необходимость, добавьте ссылку на соответствующие документы.

Кроме того, можно разработать приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству, в тексте которого слово «утвердить» нужно заменить на «ввести в действие», а гриф утверждения — поставить на саму инструкцию по делопроизводству.

Также в приказе можно указать поручения, их сроки и исполнителей.

Если разработана новая инструкция по делопроизводству, то при ее утверждении обязательно нужно добавить стандартную фразу «Признать утратившим силу приказ …», чтобы отменить действие прежнего документа.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается нечасто, потому что действует длительное время. Пересматривать инструкцию требуется, если на предприятии изменилась технология делопроизводства или произошли значительные изменения в существующих документах, регламентирующих методы работы с архивом. Каждое новое правило должно быть утверждено приказом руководителя.

Открытое акционерное общество «Калина»

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор О.К. Малина

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Содержание

1. Составление инструкции по делопроизводству на предприятии……….4

1.1. Кто должен составлять инструкцию по делопроизводству…………5

1.2. Разработка инструкции по делопроизводству……………………….6

1.3. Основные разделы инструкции по делопроизводству………………8

1. Положение о структурном подразделении………………………………14

2. Должностная инструкция…………………………………………………18

Список использованной литературы………………………………………..31

Введение

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др.

Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу [ 2 ]. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.

Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации, применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству составлять, например

Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Составление инструкции по делопроизводству на предприятии

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству[ 5, с. 28 ].

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

Кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы.

В небольших организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Россархива. Однако если секретарь не обладает достаточной квалификацией, не имеет специального образования, подготовка инструкции может осуществляться и сторонними организациями (например, научно-исследовательские учреждения), а также работниками государственных и муниципальных архивов, специалистами в области документоведения. Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу[5с.32].

Разработка инструкции по делопроизводству

В любой организации, на любом предприятии должны иметься общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия:

1. Копия Устава организации – для точного исполнения реквизитов с наименованием и справочными данными по собственной организации.

2. Положения о структурных подразделениях – для прямого направления документов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями. Тем самым экономится время руководителя, ускоряется документооборот и повышается оперативность принятия решений.

3. Должностные инструкции специалистов.

4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т.п. В инструкции по делопроизводству конкретной фирмы должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления (ДОУ). Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, поскольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. В ГОСТ Р 6.30- 2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и этот порядок должен быть доведен до сведения всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними [ 1,с.25]. Кроме того, ДОУ требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов.

Выходом из описанной ситуации также может служить разработка и доведение до работников собственной инструкции по делопроизводству, включающей и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы[ 1,с.36]. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.


Статьи по теме