Инструкция о Порядке Хранения Документов

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Инструкция о Порядке Хранения Документов. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Инструкция о Порядке Хранения Документов.rar
Закачек 3204
Средняя скорость 5042 Kb/s
Скачать

Инструкция о Порядке Хранения Документов

В данной инструкции излагается утвержденный нормативными актами Республики Беларусь порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях всех форм собственности.

1. Делопроизводство в бухгалтерии СП «Дайане О» и номенклатура дел

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением называется делопроизводством. Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной на предприятии.

Номенклатура – это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, пересматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

Для ведения делопроизводства в бухгалтерии организации открыты следующие дела:

Номенклатура дел СП «Дайана О»

Заголовок дела

Количество дел, томов

Срок хранения и статья по перечню

Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих организаций, органов местного управления.

Копии приказов (распоряжений) руководителя предприятия по основной деятельности

Копии приказов (распоряжений) руководителя по личному составу (прием, увольнение, перемещение)

Должностные инструкции работников бухгалтерии.

Штатное расписание и смета расходов предприятия

Годовой бухгалтерский отчет предприятия о финансово-хозяйственной деятельности

Квартальные и месячные бухгалтерские отчеты

Копии статистических отчетов предприятия

Договоры и соглашения

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности

Журнал-ордер N % 1

Журнал-ордер N % 2

Выписки банка с приложениями

Номера индексов дела устанавливаются одно-, двух- или трехзначными в зависимости от количества наименований дел. Первые цифры индекса дел обязательно соответствуют индексу установленному для бухгалтерии распоряжением по предприятию. Шифровка дел произведена по участкам учета с целью обеспечения легкого запоминания цифры дел и что в дальнейшем позволяет работать без шифраторов. Номенклатура дел включает дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) сроков хранения, а также дел по личному составу и составляется согласно «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах, центральных органах управления и других учреждениях, организациях и предприятиях Республики Беларусь».

2.Порядок хранения первичных документов и учетных регистров в бухгалтерии предприятия

В течение 1-3 месяцев, первичные документы находятся на обработке у конкретного бухгалтера. Обработанные документы до сдачи месячной квартальной) отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в статистическом и аналитическом учете. По истечении отчетного месяца (квартала) документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для текущего архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное оборудованное полками, шкафами помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у лица, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Это же лицо отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, и готовит в дальнейшем документы для передачи их в архив предприятия.

При отсутствии лица, ответственного за текущий архив, вся ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера.

Порядок хранения документов в бухгалтерском архиве предприятия устанавливается следующим:

2.1.1.Оправдательные первичные документы (накладные, требования, наряды и т.д.) хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета – журналов-ордеров, ведомостей и т.п.

2.1.2.Журналы-ордера хранятся в папках открываемых на год, отдельно для каждого из них.

2.1.3.Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть обязательно переплетены. Другие виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться не переплетенными, подшитыми в папках. Это необходимо в целях избежания их потерь или злоупотреблений.

Порядок комплектации документов .

2.2.1.Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в которой сделаны записи в журнале-ордере или ведомости. К ним прикладываются соответствующие накопительные ведомости.

2.2.2.Если количество первичных документов велико и их невозможно сброшюровать в один том (каждое дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 30-40 мм толщины), допускается создавать несколько томов. Если же количество документов незначительно, то в одном томе можно брошюровать несколько групп документов.

2.2.3.Сформированные дела нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу.

В конце дела помещаются заверительный лист по форме представленной в таблице 2.

В дело подшито количество (цифрами и прописью) листов.

Название должности, подпись. И.О.Ф. ответственного лица

Обложка каждого дела оформляется по форме представленной в таблице 3.

Форма обложки дела, (Формат обложки А4 (210х297) мм)

Название организации (предприятия)

Название структурного подразделения

Количество листов _________

Срок хранения ____________

На корешке заведенного дела также может указываться индекс дела по номенклатуре.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия не допускается.

В отдельных случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.

Выемка из дел документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения директора предприятия в отдельных случаях выемка документа может быть осуществлена. В этом случае составляется акт о выдаче документа во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутого документа и хранится до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожается.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого передается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

Должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Однако для этого требуется разрешение и присутствие представителей органов, производящих изъятие.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.п.), соответствующие должностные лица с разрешения и в присутствии органов, производящих изъятие, могут дооформить эти тома.

При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного надзора.

По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется вышестоящей организации.

По истечение хозяйственного года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса, обязанности которого определяются положением о архивариусе предприятия.

В соответствии с Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде и архивах все промышленные предприятия должны иметь в своем составе архивы для концентрации, временного хранения, разработки и организации использования документов.

Архивы предприятия производят прием, учет и хранение законченных делопроизводством документальных материалов. Прием документов в архив допускается только после проведения экспертизы научной и практической ценности.

Определение научной и практической ценности документов производится путем полистного просмотра каждого документа. Эта работа возлагается на членов экспертной комиссии. Не допускается отбор материалов на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел без проверки содержащихся в делах конкретных документов.

3.Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

При сдаче документов в архив предприятия их подразделяют на:

1)документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3-5 лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения;

2) документы, подлежащие хранению длительный срок.

Сроки хранения документов определяются с соответствий с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов».

Для отбора документов по срокам их хранения приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия в составе 3-5 человек. В своей работе она руководствуется приказами, указаниями, нормативно-методическими документами комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения. В состав этой комиссии обязательно входит работник, ответственный за архив предприятия. Председателем экспертной комиссии должен быть один из заместителей директора (начальник) или главный бухгалтер.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее заседания протоколируются. Решения комиссии принимаются большинством голосов и вступают в силу после утверждения их руководителем организации.

Задачами комиссии являются:

1)рассмотрение и согласование номенклатуры дел организации (предприятия) и ее структурных подразделений;

2) рассмотрение и утверждение описей дел постоянного хранения;

3)рассмотрение и утверждение дел по личному составу;

4)рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» по форме представленной в таблице 4.

Акт на уничтожение материалов составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. Только после этого документы могут быть уничтожены.

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации. Необходимо при этом помнить, что многие документы несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Не разрешается уничтожать документы, срок хранения которых превышает 5 лет. Такие документы могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002, далее в статье – «Основные правила»).

Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.

Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

Рыбаков Н.С. Рыбаков

по подготовке и передаче документов в архив

  1. Общие положения
    1. Подготовка дел к передаче в архив ООО «Альтаир» (далее — Общество) включает в себя работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

    1. Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества.
    2. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения.
    3. График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов Общества и согласуется с начальником службы ДОУ.
    4. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив.
    5. Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив. Работники архива имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные дела.
    6. При подготовке дел к передаче в архив Общества следует руководствоваться:
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила).
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558).
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
  • Номенклатурой дел Общества.
  • Положением об экспертной комиссии Общества (утв. генеральным директором 30.10.2014).
  • Инструкцией по делопроизводству Общества (утв. приказом от 17.01.2014 № 12).
  1. Состав документов подлежащих передаче в архив
    1. Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу.
    2. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. раздел 4 настоящей Инструкции).
  1. Экспертиза ценности документов
    1. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
    2. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.
    3. ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества.
    4. При проведении ЭЦ осуществляется:
      1. отбор документов для передачи в архив Общества;
      2. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);
      3. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли.
    5. По результатам ЭЦ составляются:
      1. для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);
      2. для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);
      3. для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3).
  1. Уничтожение документов
    1. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления.
    2. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества.
    3. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
    4. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.
  1. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив
    1. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:
      1. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;
      2. проверку правильности систематизации документов внутри дел;
      3. проверку комплектности дел;
      4. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз).
    2. Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ». Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями.
    3. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа.
    4. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце.
    5. В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома.
    6. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения. При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел.
    7. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации.
    8. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре.
    9. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения.
    10. Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел.
  1. Оформление дела для передачи на архивное хранение
    1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более.
    2. Полное оформление дел предусматривает:
      1. Подшивку или переплет дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

  1. Нумерацию листов в деле.

Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.

  1. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4).

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

  1. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5).

В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело.

  1. Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов).

Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла.

  • наименование компании;
  • наименование структурного подразделения (управление, отдел);
  • индекс дела по номенклатуре;
  • номер дела (тома), если необходимо;
  • заголовок дела
  • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • крайние даты дела (тома);
  • количество листов архивного дела (тома);
  • срок хранения дела (тома).
    1. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
  1. Порядок передачи дел в архив
    1. Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1).
    2. При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные:

7.2.1. заголовок дела без сокращений;

7.2.2. индекс дела по номенклатуре дел;

7.2.3. крайние даты дела;

7.2.4. количество листов дела.

  1. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером.
  2. Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив.
  3. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение.

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ

дел за ________________ год

«___»___________ 201__ г. №____

№ п/п

Индекс дела по номенклатуре

Заголовок дела по номенклатуре

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков. Требуется выяснить, какие это документы, и какие вопросы хранения документации ими определяются.

Общие положения

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со статьей 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».

Противоречия

На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права — налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского — 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения регламентируется следующими документами:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ);
  • Основные правила работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения — утвержден Федеральной архивной службой России (далее — Перечень);
  • Федеральный закон об Акционерных Обществах в Р.Ф.

Бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».
Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Сроки хранения исчисляется с 1 января следующего года

По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.).

Документы постоянного срока хранения хранятся в организации

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Порядок хранения документов

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов. Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов». В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения).

Первичные документы и отчетность подлежат передаче в архив

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива. В соответствии с пунктом 6.4. Положения «Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены».

Сохранность обеспечивает главный бухгалтер

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих ивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Уничтожение или передача в архивы

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».

Организации, являющиеся источниками комплектования архивов

К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся «организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы».
По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат — «уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период» Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели). При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Работа комиссии должна быть оформлена актом

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что «при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами». Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Порядок изъятия документов

Выдержка из документа «Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия».

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Освобождение от ответственности

В некоторых случаях организации могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения.


Статьи по теме