Должностная инструкция Специалиста по Делопроизводству

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Должностная инструкция Специалиста по Делопроизводству. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Должностная инструкция Специалиста по Делопроизводству.rar
Закачек 3430
Средняя скорость 5467 Kb/s
Скачать

Должностная инструкция Специалиста по Делопроизводству

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2018 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2018 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

Общие положения

1.1 Специалист по делопроизводству (далее- делопроизводитель) относится к категории технических специалистов и состоит в подчинении у начальника отдела кадров.

1.2 На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, среднее профессиональное образование и специальную подготовку по установленной программе со стажем работы от одного года.

1.3 По распоряжению управляющего компанией делопроизводитель назначается и освобождается от ложности.

1.4 На период отсутствия делопроизводителя на рабочем месте его обязанности выполняет назначенный специалист, который несет полную ответственность за документооборот в компании.

1.5 Делопроизводитель должен знать:

  • Трудовой Кодекс РФ
  • Политику компании трудовой распорядок
  • ГОСТы, нормативно правовые акты по ведению делопроизводства
  • Содержание Единой государственной системы делопроизводства
  • Организационную структуру компании и ее филиалов
  • Внутренние организационно-распорядительные документы
  • Процесс прохождения внутреннего документооборота
  • Правила использования оргтехники
  • Инструкции по технике безопасности.

Должностные обязанности

2.1 Обеспечивать прием и регистрацию входящую корреспонденцию и перераспределять ее в структурные подразделения.

2.2 С утверждением внутреннего документа передавать на исполнение адресатам.

2.3 Оформлять лист согласования.

2.4 Поддерживать актуальную информацию у зарегистрированных документов.

2.5 Обрабатывать и хранить документацию компанию.

2.6 Поддерживать актуальную информацию в реестре документооборота.

2.7 Подготавливать материал на внутренних совещаниях.

2.8 Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

2.9 Подготавливать распорядительные документы управляющего по основной деятельности.

2.10 Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2.11 Обучать сотрудников оформления и соблюдения сроков исполнения.

3.1 Запрашивать у структурных подразделений информацию, касающихся документооборота организации.

3.2 Предлагать руководству мероприятия, направленные на улучшение деятельности работы.

3.3 Информировать начальника отдела кадров об обнаруженных недостатках в трудовых процессах, касающихся кадровой деятельности.

3.4 Взаимодействовать со структурными подразделениями и запрашивать документы для выполнения своих трудовых обязанностей.

Ответственность

4.1. За невыполнение своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией в соответствии с действующим законодательством.

4.2 Нарушение внутреннего трудового распорядка.

4.3 За утрату документов, находящихся в зоне его ответственности.

4.4 За правонарушения, совершенных во время трудовой деятельности.

Автор документа

Должностная инструкция

главного специалиста по документообороту

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

  • законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • методическими материалами по соответствующим вопросам;
  • уставом организации;
  • приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
  • правилами внутреннего распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

  • правовое обеспечение деятельности компании;
  • архивное дело;
  • структуру и руководящий состав организации;
  • единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • организационную культуру и служебную этику.

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

Главный специалист по документообороту вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________


Статьи по теме