Должностная инструкция Секретаря Рб

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Должностная инструкция Секретаря Рб. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Должностная инструкция Секретаря Рб.rar
Закачек 1316
Средняя скорость 8179 Kb/s
Скачать

Должностная инструкция Секретаря Рб

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.

3. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

— законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;

— методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

— приказами руководителя организации (непосредственного руководителя);

— правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

— настоящей должностной инструкцией.

4. Секретарь приемной руководителя должен знать:

— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

— методы оформления и обработки документов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

5. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:

6.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

6.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

6.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

6.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

6.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

6.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

6.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

6.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

6.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

6.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

6.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

6.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

6.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

6.15. Копировать документы на персональном ксероксе.

6.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

6.17. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.

6.18. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.

7. Секретарь приемной руководителя имеет право:

7.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

7.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

7.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

7.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

7.5. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

10. Работу секретаря приемной руководителя оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

11. Секретарь приемной руководителя несет ответственность:

11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.

1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.

3. Должностные обязанности

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;

— организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;

— выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.

3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.

3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.

4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

Секретарь несет ответственность за;

5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

1. Общие положения

1.1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов.

1.2. Секретарь приемной руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров (менеджера по персоналу, иного должностного лица).

1.3. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.

1.4. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

— нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами, касающимися деятельности организации и ведения делопроизводства;

— приказами, распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь приемной руководителя должен знать:

— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

— методы оформления и обработки документов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. В случае временного отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

2. Должностные обязанности

Секретарь приемной руководителя осуществляет следующие обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Копирует документы на персональном ксероксе.

2.16. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь приемной руководителя имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Взаимоотношения (связи по должности)

4.1. Секретарь приемной руководителя подчиняется руководителю.

4.2. Секретарь приемной руководителя осуществляет взаимодействие с работниками структурных подразделений организации по вопросам, входящим в его компетенцию:

— с отделом материально-технического снабжения — получает средства организационной техники и канцелярские принадлежности для обеспечения ими рабочего места руководителя;

— со всеми структурными подразделениями — по указанию руководителя предоставляет документы конкретным исполнителям для исполнения.

5. Оценка работы и ответственность

5.1. Результаты работы секретаря приемной руководителя оценивает руководитель.

5.2. Секретарь приемной руководителя несет ответственность за:

— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

— несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

— причинение материального ущерба организации — в соответствии с действующим законодательством.


Статьи по теме