Должностная инструкция Координатора Проектов

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Должностная инструкция Координатора Проектов. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Должностная инструкция Координатора Проектов.rar
Закачек 1951
Средняя скорость 7389 Kb/s
Скачать

Должностная инструкция Координатора Проектов

Чтобы понять, кто такой координатор, необходимо проанализировать, от какого слова происходит этот термин.

Координаторы – это главные распорядители проекта

Слово «координатор» тесно связано с глаголом «координировать», то есть находить пути оптимизации совместной работы.

Если речь идёт о конкретном проекте, то координатор – это главный управленец проектных работ. Он имеет полномочия по принятию решений относительно проекта и несёт ответственность за него. Координаторы – это лица, которые несут ответственность за целевое использование выделенных денежных средств, которые следят за тем, чтобы результат проектной деятельности был действительно важным и значимым для компании. Человек, координирующий проект, вправе ставить задачи перед всеми его участниками, в том числе и бизнес-экспертами.

Что должен знать координатор?

Координаторы – это сотрудники компании, которые должны быть в курсе всего происходящего, поскольку от их осведомлённости и правильности принятия решений зависит как успешность отдельно взятого проекта, так и прибыльность организации в целом.

Профессиональный координатор проекта – это залог успеха любого начинания. Он должен в совершенстве владеть следующей информацией:

1) названия и основные характеристики реализуемой продукции;

3) процесс и основные правила хранения и продажи продукции;

4) совокупность разнообразных технических и офисных программ, которые непрерывно связаны с рабочим процессом.

5) прочие специфические сведенья о проекте и продукции.

Права и обязанности координатора проекта

Для полноценного и успешного выполнения своей работы координатор должен обладать следующими правами:

1) Координаторы – это люди, которые делают деньги из информации. Поэтому все сотрудники компании обязаны делиться необходимой информацией с координатором.

2) Координатор имеет полное право делиться с начальством своим видением проектных работ. Также он может отстаивать необходимые в его деятельности вопросы, добиваясь соответствующих изменений.

3) Выбор команды по отработке проектных заданий, подбор соответствующих экспертов и партнёров.

4) Использование финансовых ресурсов в пределах выделенного бюджета.

Однако не только права имеет координатор. Обязанности, которые на него возлагаются можно обобщить в определённые функции, которые носят название «должностные обязанности»

Какие функции выполняет координатор?

Работа проектного координатора состоит в выполнении целого ряда должностных функций. Функции координатора включают в себя:

1) Ведение и заключение дилерских соглашений.

2) Маркетинговая работа, которая включает в себя:

а) сотрудничество с региональными компаниями и представительствами;

б) маркетинговые исследования целевых рынков;

в) участие в разнообразных семинарах, выставках, представление на них продукции компании.

3) Непосредственная работа с клиентами.

4) Регулирование и контроль дебиторской задолженности с контрагентами.

5) Работа с заказами на всех этапах.

6) Мониторинг объёмов продаж как собственной фирмы, так и конкурентов.

7) Работа со счетами, резервированием товаров и прочее.

Административные обязанности координатора

Координатор проекта – это управленец. Следовательно, он обладает рядом административных обязанностей. К основной административной работе можно отнести:

1) Работа по подбору соответствующего персонала, команды проекта, а также его мотивация к успешной работе.

2) Бюджетирование проекта, разработка и контроль расходов.

3) Стратегическое и тактическое планирование (сроком на дни, месяцы, годы).

4) Составление отчётности по фактам выполненной работы и результатам деятельности.

5) Документирование деятельности проектной команды. Так, к основным документам, которые регламентируют деятельность координатора, принадлежат:

а) внешняя документация (нормативно-правовые акты, стандарты проектной деятельности);

б) внутренняя документация (Положения компании, её Устав, Правила трудового распорядка, Должностная инструкция и т. д.)

Чем отличается технический координатор от координатора проектов?

Между профессией технического координатора и ранее рассмотренного координатора проектов существует огромное количество отличий. Должность «технический координатор» предоставляется чаще всего автосалонами.

Основные обязанности, которые выполняет человек на данной должности, включают:

1) обучение и управление персоналом;

2) контроль наличия и использования оборудования;

3) кооперацию со службой технического обслуживания по вопросам проведения гарантийных ремонтов;

4) оформление документации;

5) технический контроль над заводом-производителем;

6) управление диагностическим оборудованием.

Координаторы в продажах

Новой и динамически развивающейся профессией является координатор отдела продаж. Кто это? И какие функции выполняет?

Такие должности характерны для торговых предприятий, которые активно расширяются и увеличивают объёмы продаж. К основным обязанностям координатора отдела продаж принадлежат:

1) коммуникативные отношения с клиентами и внутренними службами;

2) предоставление информации об ассортименте и наличии товарной продукции, а также стоимости и системе скидок;

3) работа по приёму и обработке заявок;

4) донесение информации о новых продуктах до потребителя;

5) обслуживание баз данных, а также ведение первичной документации;

6) управление всеми этапами договорных отношений, контроль дебиторский задолженности.

Так кто же такой координатор?

Координаторы – это люди, которые обладают уникальной способностью по аккумуляции информации. Они могут быстро выделить всё важное, либо самостоятельно восстановить необходимое информационное поле. Или даже придумать совершенно новую информацию, которой не было в природе. Координатором может быть как менеджер, так и политик.

Однако в профессиональной деятельности чаще всего приходится встречать три типа координаторов:

1) Координатор проекта – человек, который полностью отвечает за продвижение определённого проекта либо конкретного товара, начиная с формирования команды и заканчивая анализом результатов такого продвижения.

2) Технический координатор – человек, полностью отвечающий за продвижение и продажи разного вида техники; чаще всего данная вакансия предоставляется автосалонами и прочими техническими организациями.

3) Координаторы процесса продаж – люди, полностью обеспечивающие процесс продаж, начиная с приёма заявок. Также в сферу их обязанностей входят маркетинговые исследования рынка, мониторинг конкурентов, контроль за позитивным имиджем организации.

Таким образом, профессия координатора очень интересна и перспективна. В последнее время люди, обладающие способностями к координированию различных процессов и операций пользуются всё большим спросом у прогрессивных успешных компаний. Координатор является связующим звеном между многими людьми. Он должен быть не только прекрасным аналитиком, но и хорошим психологом. В задачи этого человека входит не только работа с источниками информации, но и с большим количеством людей разных сфер деятельности и склада психики. Поэтому и требования к координаторам достаточно высоки. Однако если у вас есть необходимые задатки и данные для работы координатором, то эта профессия принесёт вам массу позитивных эмоций и финансовое благополучие.

СТАРШИЙ КООРДИНАТОР ПРОЕКТОВ

· Старший координатор проектов работает под непосредственным руководством программного директора НП ЭСВЕРО.

· Старший координатор проектов назначается на должность и освобождается от занимаемой должности Исполнительным директором организации.

· Основная задача старшего координатора — координировать деятельность организаций – субреципиентов по достижению поставленных целей различных Программ, выполнению задач и мероприятий. Принимать необходимые управленческие решения по выполнению индикаторов реализации различных программ. Организовывать проведение централизованных тренингов. Исполнять обязанности программного директора на время его отсутствия.

· Фокус работы старшего координатора направлен на повышение качества работы проектов, привлечение клиентов в проект и улучшения качества услуг.

II. Должностные обязанности

· Разработка плана работы (годовой, с ежеквартальным уточнением).

· Соблюдение сроков и обеспечение результатов работы в соответствии с планом мероприятий.

· Мониторинг расходов, связанных с деятельностью и соответствие их бюджету, предоставление финансовой отчетности по деятельности по запросу руководства.

· Корректировка заявок субреципиентов в соответствии с целями и задачами программы профилактик ГФ на основании нормативных документов ГФ.

· Организация проведения тренингов: определение совместно с субреципиентами актуальной темы тренинга, подбор тренеров, составление плана проведения тренинга, составление отчета и пр.

· Участие в привлечении средств для развития работы.

· Подготовка информации, связанной с направлениями работы для других сотрудников дирекции НП ЭСВЕРО перед конференциями и встречами.

· Представление по поручению дирекции НП ЭСВЕРО на мероприятиях, конференциях и встречах по вопросам ВИЧ, наркотиков и комплексной программы профилактики.

· Поддержание связи с субреципиентами.

· Участие в составлении промежуточных и финальных содержательных отчетов.

· Посещение организаций-благополучателей с целью мониторинга и проверки деятельности.

· Участие в общих собраниях сотрудников дирекции НП ЭСВЕРО.

· Другие задания по указанию руководства.

Старший координатор поддержки проектов имеет право принимать решения, по отношению к работе субреципиентов в рамках поставленных задач, мероприятий и отчетов.

· Опыт управления персоналом

· Опыт планирования и координации

· Опыт в области мониторинга и оценки

· Навыки ведения переговоров, презентационный опыт

· Отличные коммуникационные навыки, в т. ч. способность общения с различными группами

· Знание офисных компьютерных программ, в т. ч. MS Office, баз данных, эл. почты, интернета

· Способность работать самостоятельно и в команде, в т. ч. в условиях дефицита времени.

· Опыт осуществления деятельности по снижению вреда в России или СНГ.

Основными заинтересованными сторонами при внедрении инициативы являются инвестор (заказчик) и исполнители (команда) проекта. Учитывая то, что инвесторы – люди занятые, им зачастую некогда лично отслеживать ход реализации начинания и давать добро на те или иные действия, связанные, в частности, с финансированием или принятием важных решений. В таком случае заказчику понадобится координатор проекта, который возьмет эту работу на себя.

Как организовать взаимосвязь заказчика и исполнителей

В российской практике нередко встречается мнение, что координатор проекта – это некое подобие секретаря руководителя компании, инициировавшей и финансирующей начинание. То есть это человек, не дающий нормально работать менеджерам, постоянно требующий от них отчетов и бумажек для шефа. Работа эта зачастую считается менее престижной, чем менеджерская, и не сулящей серьезных карьерных перспектив.

На самом деле служебные функции координатора предполагают, что он является связующим звеном между заказчиком и исполнителями. По сложившейся традиции, не менее 70% своего времени координатор уделяет закрепленной за ним инициативе.

С одной стороны он контролирует ход реализации инициативы и на основании этого принимает стратегические решения, с другой – оказывает всяческое содействие команде в ее работе, направленной на итоговый успех. Если кто и скажет инвестору о том, что project manager не справляется со своими обязанностями и может загубить все дело, так это именно координатор инициативы, который всегда держит руку на пульсе событий.

Исходя из стоимости, сложности и важности проекта для компании, заказчик может нанять работника для выполнения обязанностей координатора со стороны, а может возложить эту функцию на человека с высоким кредитом доверия, например, своего заместителя или помощника. Это лицо наделяется окончательными полномочиями по большинству вопросов и несет ответственность за проект наряду с менеджером.

Координатор следит за тем, чтобы выделенные деньги расходовались рационально и по целевому назначению, выполняемые командой задачи были направлены на полезный для компании результат. Он уполномочен давать задания относительно хода выполнения различных процессов руководителю и членам команды проекта, а также требовать их выполнения. Получая от проектного менеджера информацию о тех или иных возникающих проблемах, он принимает все возможные меры для их устранения или минимизации.

Существуют разновидности инициатив, которые требуют определенных умений и знаний от их координаторов, например:

  • инвестиционные инициативы (производственные, строительные, торговые), ставящие во главу угла получение дохода;
  • BTL – проекты, направленные на повышение продаж (маркетинговые коммуникации, проведение различных промоакций, конференций, выставок, организация спонсорства и программ лояльности);
  • IT – проекты, целью которых является создание и наполнение веб-сайтов, а также разработка различных программных продуктов;
  • социальные проекты, которые не влекут за собой получение прибыли, однако улучшают условия жизни населения конкретных территорий или отдельных групп людей.

Для каждой группы начинаний требуются специалисты своего дела, иногда профессионалы в узкой сфере, эти люди могут стать менеджерами и организовывать непосредственно все рабочие процессы, не отвлекаясь на внешние факторы. Для решения вопросов более общего характера нужен человек, который умеет решать проблемы, поддерживать нужные контакты и договариваться со всеми сторонами. В итоге, слаженная совместная работа координатора и руководителя начинания дает возможность объединить все ресурсы (организационные, финансовые, юридические, личные) заказчика и членов команды для достижения наилучшего конечного результата в срок и с наименьшими затратами.

Обязанности координатора проектов и требования к нему

Поскольку начинания бывают очень разные по своей сути и направленности, то и требования к координатору могут сильно отличаться, например, в IT-сфере он должен иметь понятие в информационных технологиях, а в BTL – опыт работы в рекламном бизнесе или торговле. Поэтому остановимся только на тех основных моментах, которые в любом случае должна содержать должностная инструкция координатора проекта.

Итак, должностные обязанности его включают в себя:

  • помощь в составлении плана и устава начинания;
  • анализ и утверждение разработанных проектным менеджером принципов и подходов к работе, последующий контроль выполнения поставленных заданий в соответствии с этими подходами путем проведения формальных проверок;
  • определение и идентификация выгод для компании от реализации начинания, а также качества его функционального решения;
  • участие в формировании команды и координация ее повседневной деятельности;
  • периодическое участие в работе проекта, контроль его рабочих аспектов;
  • решение в пределах компетенции возникающих производственных проблем, при необходимости, подключение ресурсов главного спонсора;
  • обеспечение ресурсами выполняемых работ в соответствии со сметой и планом, проверка финансовых отчетов, участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров;
  • организация и проведение тематических мероприятий, встреч, переговоров с внешними действующими и потенциальными партнерами (кредиторами, поставщиками, подрядчиками), а также управляющим комитетом;
  • взаимодействие с государственными и контролирующими органами, установление и регулярное поддержание контактов с целевыми группами и внешними специалистами, ведение с ними деловой переписки;
  • составление кратких отчетов о ходе и промежуточных результатах работ для высшего руководства и предложений относительно повышения их эффективности.

Для полноценного выполнения своих обязанностей сотрудник такого рода должен обладать целым рядом качеств, среди которых:

  • высшее образование и общая грамотность;
  • опыт работы с различными проектами;
  • знание норм законодательства в необходимой сфере, основных принципов организации процессов и управления персоналом;
  • коммуникабельность (умение находить общий язык с разными людьми, убеждать, завязывать и поддерживать нужные знакомства в интересах компании);
  • умение обрабатывать большие объемы разнообразной информации, организовывать и проводить сложные переговоры, вести деловую переписку;
  • знание и владение специальными компьютерными программами (Excel, Word, Outlook, Power Point);
  • владение английским и другими иностранными языками;
  • высокая организованность, ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, способность принимать оптимальные решения в нестандартных ситуациях;
  • умение работать в жестких временных рамках.

В виде дополнительных условий работодатель может потребовать от соискателя должности различных умений и знаний в зависимости от направленности внедряемой инициативы: от опыта организации образовательных площадок для персонала до умения составлять проектную документацию, от опыта работы в сфере донорства крови до готовности к длительным командировкам.

Руководитель всегда на эту должность подбирает человека, максимально готового сразу же включиться в работу, без потери времени на дополнительное обучение.


Статьи по теме